Moyens de communications en entreprise

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  • Publié le : 23 mars 2011
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L ’AN 1950…
Les différents moyens de communication

De nombreux moyens de communication sont aujourd’hui présents dans les entreprises: - les mails - le téléphone - les messageries instantanées - etc.

Quel est le mode de communication le plus développé dans votre entreprise/service? Quel est le mode de communication le plus efficace selon vous?

L’utilisation du téléphone
• • Un modede communication, interne et externe, toujours très utilisé Un outil présentant de nombreux avantages permettant :
de pallier à la distance géographique de s’adapter aux disponibilités des interlocuteurs des échanges moins formalisés que par l’écrit d’établir un contact et une proximité plus facilement que par écrit    



Mais pouvant également engendrer de nombreuses déviances
3 L’utilisation du téléphone
Quelques conseils

• S’interroger sur le moyen de communication le plus adéquat à la situation • Exprimer la raison de son appel de manière claire et concise • Parvenir à rester centré sur la raison de l’appel • Traiter les différents sujets un à un • Ecouter son interlocuteur • Savoir rappeler ultérieurement si on ne peut pas répondre à la demande lors de l’appel •Veiller à obtenir une réponse claire • Ne pas hésiter à reformuler par écrit les points importants
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L’utilisation du téléphone
Adapter son utilisation

Il est également possible d’optimiser son temps en exploitant les différentes variables d’utilisation du téléphone : Utilisation du répondeur Les conférences collectives Le téléphone portable

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La vidéoconférence ou visiophonie
•Outil de communication permettant de voir et de dialoguer avec un interlocuteur au bout du fil • Avantages
 Permet de réunir des personnes habitant partout dans le monde  Permet de pouvoir écouter et communiquer à plusieurs  Evite aux salariés de se déplacer  Possibilité de faire des présentations et des formations à distance  Possibilité de recruter des stagiaires ou des VIE souhaitanttravailler à l’étranger

• Inconvénient
 Nécessité de s’isoler dans une pièce
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Les mails
Exemple de Lotus Notes



Exemple de Lotus Notes qui intègre les fonctionnalités :
Messagerie Communiquer par voie électronique avec vos collègues, amis ou famille Créer, envoyer, répondre à des messages et les faire suivre Joindre des fichiers, des images sous forme de rattachements Classer votrecourrier électronique dans des dossiers
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Les mails
Boutons de la barre d’actions

Exemple de Lotus Notes

Dossiers

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Les mails
Exemple de Lotus Notes



Exemple de Lotus Notes qui intègre les fonctionnalités :
Agenda et planification Sert à gérer son emploi du temps (réunions, rendez-vous, anniversaires, rappels et événements divers) Envoyer desinvitations à des réunions, d'effectuer le suivi des réponses et de réserver les ressources nécessaires Permet de contrôler le planning d'autres utilisateurs
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Les mails
Réservation des ressources Personnes invitées

Exemple de Lotus Notes

Disponibilités des invités
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Les mails
Exemple de Lotus Notes

• Exemple de Lotus Notes qui intègre les fonctionnalités :Carnet d'adresses Gérer les informations relatives aux personnes dans le carnet d’adresses Créer des listes de diffusion de groupe Imprimer des étiquettes d'adresse dans différents formats
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Les mails
Exemple de Lotus Notes

Information contact

Gestion des contacts

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Les mails
Exemple de Lotus Notes



Exemple de Lotus Notes qui intègre les fonctionnalités :Mais également     Bases bibliothèques Forums de discussions Partage d'informations avec d'autres applications Etc…
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Les mails
Avantages et inconvénients

• Avantages / Gains de temps
– Faiblesse du coût (aucuns frais d'édition, d'impression et d'expédition) – Réactivité en matière de déclenchement de l'opération et de réponse des destinataires – Offre un niveau de...
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