Organiser et planifier une reunion, une manifestation courante, une formation.

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ORGANISER ET PLANIFIER UNE REUNION,
UNE MANIFESTATION COURANTE,
UNE FORMATION

1/ ORGANISATION D'UNE REUNION :

1-1/ Organiser des réunions efficaces

Il faut se poser des questions sur l'opportunité de la réunion, réfléchir à son coût, à son
efficacité... Il faudra réunir les personnes concernées uniquement (courriels, fax...).

L'objectif de la réunion doit être précis,réaliste, atteignable. Le temps prévu est défini, y
compris le temps de prise de la parole par les animateurs.

1-2/ Quel type de réunion choisir ?

Selon la taille du groupe, la durée des échanges, les catégories de participants, on peut
distinguer plusieurs formes de réunions :


informelle : spontanée, elle n'a pas de forme particulière. Ex. : Deux secrétaires qui se
rencontrent pouréchanger des données sur un dossier.

d'échange : elle a une forte composante de rétroaction qui entraîne l'implication de chaque
participant. Ex. : Réunion d'expression des salariés.

de service : séance de travail obligatoire pour tous au cours de laquelle le chef de service
fait le point avec ses collaborateurs sur les projets en cours et les objectifs à atteindre. Ex. :réunion des commerciaux tous les lundi matins chez Peugeot...

de résolution de problèmes (brainstorming ou remue-méninges) : réunion d'analyse de
dossiers, de recherche d'idées, de créativité. Ex. : réunion de recherche de logo, du
nouveau nom d'une boisson...

d'information : dans le but de transmettre l'information entre les membres d'un groupe.
Exemple : présentation d'un nouveauproduit.

Conviviale : destinée à créer des liens entre les participants ou à fêter un évènement.
Exemple : repas de Noël, anniversaire de l'entreprise...
1-3/ Quelle disposition de salle choisir ?

Une réunion peut se tenir dans l'entreprise si les locaux le permettent. Sinon, il faut recourir à la
location de salle ou salon de travail.

Le choix de la salle se fait en fonction dunombre de participants et du type de réunion :


disposition en salle de classe ou conférence : adaptée aux groupes importants mais
freine les échanges.

Disposition en carré ou en rectangle : incite au dialogue sans que l'attention se
concentre uniquement sur l'animateur.

Disposition en rond ou en ovale : favorise les échanges de face à face et au sein du
groupe. La place del'animateur est égale à celle des autres participants.

Disposition de style théâtre : adaptée aux assemblées plénières qui réunissent un grand
nombre de personnes. L'auditoire se concentre sur les animateurs. Les échanges dans le
groupe sont quasi inexistants.

Disposition en banquet : les échanges s'effectuent au sein de petits groupes distincts.
Cette configuration fait souventsuite aux réunions de style théâtre ou conférence.
2/ ORGANISATION D'UNE MANIFESTATION


2-1/ Le cahier des charges : Il détermine les grandes lignes de la manifestation.

a) Le lieu : le choix du lieu dépend du public visé, du standing ou du caractère donné à
l'évènement.


Les halls d'exposition sont adaptés pour les salons professionnels et les manifestations
avecinstallation de stands.

Les palais des congrès et les grands hôtels sont adaptés aux évènements réunissant un
grand nombre de participants.

Les péniches, pour les déjeûners ou les cocktails.

Les châteaux et monuments classiques sont réservés aux manifestations de prestige.

Les restaurants, musées, cinémas, théâtres ou lieux insolites permettent de privatiser
des espaces célèbresle temps d'un évènement (ex. : Le Louvre, Disneyland...)
b) Les prestataires :


Les hôtesses : chargées de l'accueil, de l'information, du guidage des participants, de la
remise des badges, des casques de traduction (une hôtesse pour 10 participants)

Les interprètes : lorsque la manifestation accueille des participants étrangers

Des sociétés de production audiovisuelles...
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