ORGANISER ET PLANIFIER UNE REUNION,
UNE MANIFESTATION COURANTE,
UNE FORMATION

1/ ORGANISATION D'UNE REUNION :

1-1/ Organiser des réunions efficaces

Il faut se poser des questions sur l'opportunité de la réunion, réfléchir à son coût, à son efficacité... Il faudra réunir les personnes concernées uniquement (courriels, fax...).

L'objectif de la réunion doit être précis, réaliste, atteignable. Le temps prévu est défini, y compris le temps de prise de la parole par les animateurs.

1-2/ Quel type de réunion choisir ?

Selon la taille du groupe, la durée des échanges, les catégories de participants, on peut distinguer plusieurs formes de réunions :

– informelle : spontanée, elle n'a pas de forme particulière. Ex. : Deux secrétaires qui se rencontrent pour échanger des données sur un dossier.
–
d'échange : elle a une forte composante de rétroaction qui entraîne l'implication de chaque participant. Ex. : Réunion d'expression des salariés.
–
de service : séance de travail obligatoire pour tous au cours de laquelle le chef de service fait le point avec ses collaborateurs sur les projets en cours et les objectifs à atteindre. Ex. : réunion des commerciaux tous les lundi matins chez Peugeot...
–
de résolution de problèmes (brainstorming ou remue-méninges) : réunion d'analyse de dossiers, de recherche d'idées, de créativité. Ex. : réunion de recherche de logo, du nouveau nom d'une boisson...
–
d'information : dans le but de transmettre l'information entre les membres d'un groupe.
Exemple : présentation d'un nouveau produit.
–
Conviviale : destinée à créer des liens entre les participants ou à fêter un évènement.
Exemple : repas de Noël, anniversaire de l'entreprise...
1-3/ Quelle disposition de salle choisir ?

Une réunion peut se tenir dans l'entreprise si les locaux le permettent. Sinon, il faut recourir à la location de salle ou salon de travail.

Le choix de la salle se fait en fonction du