Organiser une manifestation commerciale

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  • Publié le : 3 mai 2011
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Organisation de manifestations
3 types de fonctions dans une réunion 
1. Régulation (Identifier les problèmes, les conflits et chercher des solutions, etc.)
Ex. Ventes en baisse sur un produit : on réunit les vendeurs qui donneront des réponses chiffrées – CA/client/produit ainsi que l’historique des commandes du produit et les impayés, on cherchera à savoir si à la concurrence un produitémerge et menace notre produit grâce à la veille commerciale et aux enquêtes/questionnaires clients, on fera également appel à la production selon certains cas pour des raisons de retours, réclamations, types de réclamations, etc., on fera aussi appel au Responsable des ventes et à l’Assistant Commercial = Veille commerciale, statistiques de ventes avec tableaux de bords, historiques, etc. ainsiqu’au service des Achats et du Marketing = Personnes ressources AMONT DE LA VENTE
Ensuite, ADV (devis, factures, encaissements, etc.) et SAV (ce dernier faisant partie intégrante du service Commercial) puis Logistique (stocks, transport, livraison, etc.) et enfin la Comptabilité Client (échéances, règlement, etc.) = AVAL DE LA VENTE

2. Production (Réunion d’avancement de projet : trouver unemanière de réaliser des objectifs à atteindre, parler des difficultés rencontrées, trouver des moyens de surmonter les difficultés rencontrées, trouver des moyens de satisfaire au mieux le client, etc.)
3. Facilitation (Réunion de service ou de bilan de projet : susciter l’expression des gens, anticiper les problèmes, échanger sur des problématiques communes, améliorer les procédures, etc.)4. Information (Pas d’échange, information descendante, ascendante ou transversale avec information à retenir, comprendre dans le but que les récepteurs la mette en application)
Problématique : Question à régler dans un contexte donné
Problème : Difficulté à surmonter
Commerce = Echange et Vente = Savoir acheter
Types de réunions internes : Réunion d'information, réunion prise de décision,réunion de lancement, réunion d'avancement de projet, réunion de bilan, réunion de service, réunion de décision, réunion de créativité (brainstorming), réunion de go/no go
Pairs : Homologues (Personnes qui font la même chose dans le même métier, dans le même secteur, dans la même fonction, et.
Rencontre professionnelle : Une centaine de personnes qui montent des petits stands et qui organisentdes conférences (+ de 15 minutes)
Congrès : Endroit où on découvre des choses nouvelles sur un thème sous forme de conférences pointues avec les spécialistes du domaine du monde entier (France et Suisse).
DAVOS (Suisse): Congrès qui réunit tous les économistes et des experts.
Ne jamais mélanger les clients et les journalistes. Ni les institutionnels avec les journalistes.
Rédaction :Indépendante
Régie : Vend de la publicité
On demande une réponse 1 semaine et demie avant l’évènement et on organise les relances le lendemain.
Il faut 2 mois avant la date pour s’organiser.
Préparation des documents : Courrier d’invitation nominatif, cahier des charges (cible, date, lieu, horaires, contenu, intervenants, budget, etc.), Documentation à remettre à la sortie (plaquette, etc.), la Carte devisite et le plan d’accès.
Relancer les personnes qui n’ont pas répondu. Ajuster le nombre de personnes attendues à celles qui ont assuré de venir.
Pour les plans de table, on donne des tables aux personnes de l’entreprise. Une table avec le Directeur, une avec le chef d’agence, des tables avec les commerciaux.
Logistique de l’évènement : Pour ne rien oublier, se mettre à la place des invitésen considérant que la personne ne connaît pas le lieu, etc. Partir du plan d’accès, sur l’invitation bien noter le programme, indiquer les lieux de parking, les arrêts de bus et/ou stations de métro à proximité, N° de téléphone de l’endroit où se déroule la soirée, accueil à l’arrivée au parking, navette entre parking et endroit où se déroule la soirée si il y a. Placer du personnel sur le...
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