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Seconde des métiers
du service administratif

Lycée à Saint Nazaire 2010
Sommaire

Présentation de l’entreprise
Historique de l’entreprise et Présentation des services
Présentation des tâches
Présentation d’une tâche détaillée
Conclusion
Remerciements

Présentation
de
la société

Raison sociale :
Siège social :
Téléphone :E-mail de l’entreprise :
Nom du responsable de l’entreprise :
Nom et fonction du tuteur de l’entreprise :- Responsable Financier et des Ressources Humaines
Secteur d’activités : Secteur secondaire
Forme juridique : SARL
Capital :
Code NACE :
R.C.S : Saint Nazaire
N° de SIRET :
Date de création : 12 Août 1996
Activité principale :
Effectif total : 16 Hommes : 12 Femmes : 4
Nombre d’heurespar jour : 8 heures
Horaires de travail des salariés :
Matin de 8h00 à 12h00
Après-midi de 13h30 à 17h30 sauf le vendredi 13h30 à 16h30

L’HISTORIQUE DE L’ENTREPRISE
&
LA PRÉSENTATION DU SERVICE

La présentation des services :

Service Achats : s’occupe des commandes auprès des fournisseurs (achat des pièces et des matières premières) elle gère :
les livraisons,
les litiges,
lesdemandes de prix et bons de commandes,
téléphonie,
traitement déchets,
les photocopieurs,
inspections des machines et autres,
des factures d’achats et des transports.

Bureau d’Études : sont chargés des conceptions des plans, suivi des chantiers, étude d’installation complète et détaillée.

Service Commercial : sont des commerciaux itinérants, ils établissent :
les plans avant-projetles devis
le suivi de leurs clients
commerciale sédentaire, s’occupe :
des devis des pièces détachées,
l’organisation des salons
recherche de nouveaux moyens de communication.

Atelier & Montage : sont chargés de fabriquer en atelier et d’installer les convoyeurs chez les clients.

Directeur Commercial & Gérant : est chargé de diriger l’entreprise, de vérifier les contrats, de géreret animer l’équipe commerciale.

Secrétariat : est chargée :
de l’accueil physique et téléphonique
des tâches administratives (courrier, mails, envois de lettres,…)
du développement commercial (phoning, mailing, …) et recherche de nouveaux clients
du suivi chantier : transport (affrètement, messagerie, express) / location de matériels / recherche d’intérimaires

Responsable financier etressources humaines : est chargée de la trésorerie, factures d’achats, factures de ventes, banques, paiements, déclaration de TVA, déclaration d’échange de biens, des règlements, des relances, des cautions bancaires, le tableau récapitulatif du chiffre d’affaires par représentant, le tableau de bord, le tableau du suivi du budget des charges, les assurances, les locations, la sécurité, l’export, lesarchives, les amendes, la gestion du social, les travaux de préparation du bilan, travaux de clôture du bilan.

LA PRÉSENTATION DES TÂCHES

Semaine 1 :
Comptabilité :
⊗Vérification des justificatifs de Note de Frais des commerciaux et Saisie dans le logiciel Excel ;
⊗Classement des Notes de Frais ;
⊗Enregistrement comptable des factures d’achats : Définir les comptes sur papier &Enregistrement dans le logiciel comptable APIBAT dans le journal d’achats
⊗Lettrage du Grand Livre Clients ;
⊗Lettrage du Grand Livre Fournisseurs ;
⊗Saisie des factures d’achats, Lettrage, Numérotation des factures ;
⊗Contrôle et modification des comptes de ventes dans le journal vente ; 
⊗Vérification des factures de ventes avec le journal de ventes (compta) & tableau récapitulatif des ventes(Excel) ;
⊗Répartition Analytique des factures de ventes par secteur et par commercial ;
⊗Photocopier des factures de l’année 2008/2009 pour tous les entretiens des véhicules de société et les classer par marque ;
⊗Saisie relevés bancaires en comptabilité ;
⊗Classement de documents (achats/ventes) ;
⊗Déterminer le chiffre d’affaires par catégorie de ventes : vente France, vente DOM, vente CE,...
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