Plein ciel

454 mots 2 pages
Chapitre 9 : Organiser un événement

Planifier l’opération dans le temps
Outil de gestion de projet

Lancer les invitations
Liste des élus locaux
Carton d’invitation Tableau pour assurer le suivi des relances

Choix d’un traiteur de la région
Tableau comparatif des propositions

le programme de l’inauguration Le diaporama de présentation de plein ciel

Animation de la soirée : Magicien close-up à Lyon

1) Planifier l’opération dans le temps
Outil de gestion de projet pour planifiez un événement.

Tâches
Document à transmettre
Dates
Observation


Prévues
Réelles

1
Mettre à jour les BDD notamment la BDD élus locaux

J – 6 semaines

2
Préparer le carton d’invitation

J – 6 semaines

3
Réaliser le programme de la manifestation
Programme à transmettre pour validation
J – 6 semaines

4
Envoyer les invitations externe et interne
Cartons d’invitation + coupon réponse
J – 5 semaines

5
Prévenir les journalistes
Mel/fax/tel
J – 5 semaines

6
Rechercher des traiteurs
Envoyer une demande de devis par Internet (imprimé), fax
J – 5 semaines

7
Réceptionner les devis date butoir

J – 5 semaines + 4 jours

8
Sélectionner un traiteur
Etablir un comparateur de prix
J – 5 semaines + 4 jours

10
Réceptionner les courriers (date butoir de réception)

Date butoir invités

11 Confirmer le nombre de personnes au traiteur
Fax
Date butoir invités

12
Créer le diaporama

J – 7

13
Fiche de route de l’équipe

J – 2

14 Inauguration
Contrôle

Jour J

2) Lancer les invitations
Voici une liste des élus locaux à convier lors de la soirée d’inauguration.

Un exemple du carton d’invitation qui sera envoyé aux élus locaux.

Tableau pour assurer le suivi des relances
Noms
Fonction
Présents
Relance 1

Oui 
Non 
Date
Moyen*

3) Choix d’un

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