Plein ciel
Planifier l’opération dans le temps
Outil de gestion de projet
Lancer les invitations
Liste des élus locaux
Carton d’invitation Tableau pour assurer le suivi des relances
Choix d’un traiteur de la région
Tableau comparatif des propositions
le programme de l’inauguration Le diaporama de présentation de plein ciel
Animation de la soirée : Magicien close-up à Lyon
1) Planifier l’opération dans le temps
Outil de gestion de projet pour planifiez un événement.
N°
Tâches
Document à transmettre
Dates
Observation
Prévues
Réelles
1
Mettre à jour les BDD notamment la BDD élus locaux
J – 6 semaines
2
Préparer le carton d’invitation
J – 6 semaines
3
Réaliser le programme de la manifestation
Programme à transmettre pour validation
J – 6 semaines
4
Envoyer les invitations externe et interne
Cartons d’invitation + coupon réponse
J – 5 semaines
5
Prévenir les journalistes
Mel/fax/tel
J – 5 semaines
6
Rechercher des traiteurs
Envoyer une demande de devis par Internet (imprimé), fax
J – 5 semaines
7
Réceptionner les devis date butoir
J – 5 semaines + 4 jours
8
Sélectionner un traiteur
Etablir un comparateur de prix
J – 5 semaines + 4 jours
10
Réceptionner les courriers (date butoir de réception)
Date butoir invités
11 Confirmer le nombre de personnes au traiteur
Fax
Date butoir invités
12
Créer le diaporama
J – 7
13
Fiche de route de l’équipe
J – 2
14 Inauguration
Contrôle
Jour J
2) Lancer les invitations
Voici une liste des élus locaux à convier lors de la soirée d’inauguration.
Un exemple du carton d’invitation qui sera envoyé aux élus locaux.
Tableau pour assurer le suivi des relances
Noms
Fonction
Présents
Relance 1
Oui
Non
Date
Moyen*
3) Choix d’un