Pour une meilleure gestion des documents administratifs (courants) dans l’administration publique togolaise

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  • Publié le: 18 février 2013
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Pour une meilleure gestion des Documents administratifs dans l’administration publique togolaise
Il ressort du titre même de la présente étude que les fonds de documents et d’archives constituent une part importante, voire essentielle, des ressources informatives que possède un pays et que les programmes destinés à leur gestion et à leur exploitation sont, ou devraient être, partie intégrante dusystème national d'information.

Dans la présente étude, nous voudrions préciser, à l'intention des décideurs et responsables des services publics, la nature et la valeur des documents, et signaler les procédures et programmes à mettre en œuvre pour gérer les archives et documents courants.

Que désigne t- on par archives courantes ?

Notre étude s'attache à démontrer les avantagesculturels, sociaux et économiques que peut tirer le pays de la conservation et de l'exploitation de ses archives, ainsi que les économies importantes et l'efficacité accrue qui résulteront des systèmes et de services complets de gestion des documents administratifs.

Les documents sont l’un des nerfs de l'administration. Ils sont souvent le moyen par lequel s'opèrent processus et fonctionsopérationnels. Y sont consignées les informations produites ou reçues par les services dans la conduite de leurs affaires.

Beaucoup sont des documents sur papier, mais il y a aussi, parmi les documents courants, des documents informatiques ou électroniques, tels que bandes ou disques d'ordinateur, CD, DVD, Clés USB, Carte mémoire, des photographies, des enregistrements sonores, des films, des cartes,etc.

Les archives sont des fonds de documents non courants dont on a jugé, après examen, qu'ils possédaient une valeur administrative, historique, judiciaire, scientifique ou permanente en tant que témoignage, ou à des fins de recherche.
Elles ne rassemblent généralement qu'un faible pourcentage de la masse considérable des documents parmi lesquels elles ont été sélectionnées, mais le nombredes usages auxquels elles peuvent servir est pratiquement illimité.

Elles constituent, en premier lieu, la mémoire de la nation et permettent à la société de planifier intelligemment l'avenir en se fondant sur l'expérience passée.

On y trouve la trace des obligations et des engagements de l'Etat ainsi que des droits et des prérogatives des particuliers. Dans leur ensemble, ellescontiennent une vaste quantité d'informations sur les personnes, les organisations, le développement économique et social, les événements et elles sont une source primaire de renseignements irremplaçable pour qui veut étudier tous les aspects de l'histoire du pays.

En tant que source d'information sur l'histoire nationale, les archives peuvent exercer une forte influence sur le peuple, car ellesl'amènent à se comprendre et fondent l'identité nationale.

La présente étude porte pour l'essentiel sur les documents et archives courantes et plus particulièrement ceux des administrations publiques. Toutefois, les procédures et les programmes préconisés pour la gestion des documents et les archives des pouvoirs publics sont tout aussi applicables à la gestion des documents et archives desentreprises et d'autres organismes et institutions privés.

Pris dans leur ensemble, les archives et documents de ces organismes ont peut-être autant de valeur que ceux de l'Etat et peuvent, partant, tenir une place importante dans le système national d'information.

On trouvera enfin, dans la présente étude, un exposé des différents aspects d'un programme général concernant la gestion économique etefficace des documents courants ainsi que la cotation et la conservation systématiques des archives et la promotion de leur exploitation. Ces éléments de programme peuvent être classés sous les quatre grandes rubriques suivantes, qui sont les formulaires ; préparation et gestion de la correspondance ; gestion des rapports et des directives, conception de systèmes d'information de gestion et...
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