Procedure d'inventaire des immobilisations

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  • Publié le : 30 août 2010
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NOTE DE PROCEDURE D’INVENTAIRE

Au cours de l’inventaire qui sera organisé cette année les travaux suivants seront effectués:
1. l'inventaire général des immobilisations ;
2. l’immatriculation des immobilisations;
3. la sortie du fichier des immobilisations jugées inutilisables.

Les pages ci-après seront consacrées :
4. aux procédures d’inventaire en vue de faciliter les travaux dejustification et de comptage ;
5. au calendrier de la mission.

I. - INVENTAIRE GENERAL DES IMMOBILISATIONS

1.2. Préparation

1.2.1. Equipe
Il sera constitué deux équipes de 3 personnes qui seront accompagnées par une personne du site sur lequel ils se rendront ; personne désignée par le DUAI. La présence de cette personne est indispensable pour l’identification des immobilisations, de leuremplacement et pour l’apport d’un avis technique.

1.2.2. Journées préparatoires

Il s'agit :
6. d’isoler les immobilisations obsolètes (immobilisations mises au rencard, non utilisées)
7. de répertorier les immobilisations à l’aide du listing des immobilisations,
8. de localiser les nouvelles immobilisations, celles qui ne figurent pas sur le listing
9. de procéder à l’immatriculation detoutes les immobilisations sans plaques
10. donner le niveau d’avancement des immobilisations encours (aménagements, constructions, plantations ….)
11. de sortir du listing les immobilisations qui sont détruites, inexistantes avec l’accord de la personne déléguée par l’UAI.

1.3 La prise d’inventaire

1.3.1 Principe :

Avant toute chose, l’équipe devra s'assurer que les procédures depréparation des inventaires citées aux paragraphes précédents ont été strictement appliquées.
A la fin de l'inventaire, un rapport sera préparé, il est très important car c’est lui qui servira de base pour l’intégration des données dans le fichier des immobilisations.

L’équipe aura une copie du listing des immobilisations, elle devra :
12. vérifier que les immobilisations sur le terraincorrespondent à celles que l’on retrouve sur le listing
13. s’assurer que le libellé inscrit dans le listing des immobilisations correspond au bien auquel le numéro d’immatriculation fait allusion sinon au besoin le rectifier
14. s’assurer que la localisation et les références de l’utilisateur figurent sur le listing et correspondent, sinon les corriger au besoin ou les rendre plus explicites.
15. Notertoutes les observations qui pourraient permettre la sortie des immobilisations hors d’état d’utilisation avec l’accord de votre guide ainsi que toutes les observations sur l’état de l’immobilisation qui pourraient servir dans le retraitement des informations obtenues au cours de l’inventaire.

Ce travail d’identification va s’accompagner d’un travail de marquage des numéros d’immobilisation surles biens recensés.

A ce titre, il est prévu des plaques métalliques sur lesquelles seront gravés ces numéros.
Pour chaque site, 4 listings seront édités: 3 listings pour chaque membre de l’équipe et un listing de référence dans lequel seront reportées les conclusions de l’inventaire et sur lesquelles s’accorderont les membres.

Le travail d’identification sera effectué sous la certificationd’un huissier agrée qui visera l’ensemble des fichiers ayant servi de base au recensement, à l’instar de tous les agents ayant participé au recensement. Le listing final devra également être visé par le DCAI.

Les fichiers visés seront alors ramenés à la comptabilité pour retraitement du fichier et répercussion en comptabilité.

Les villas
17. Compter les villas de tous types, et rapprocher letotal obtenu de celui figurant au fichier
Repérer celles qui ont pu connaître des modifications (des aménagements) toujours avec l’avis de votre guide
Procéder à la collecte d’informations de tous types permettant l’identification des villas restantes.
Affecter des numéros d’immobilisation à toutes les villas s’il n’en existe pas déjà et les renommer de façon uniforme en prenant soin de...
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