Process achats

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  • Publié le : 13 mai 2011
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Partie I Le processus achat _________________

1 Introduction
Les achats sont un paradoxe au sein des entreprises. En effet, les achats constituent la fonction qui engage les dépenses de l’entreprise mais contrairement aux fonctions commerciales, financières ou de production, il subsiste de nombreux leviers d’amélioration pour optimiser sa contribution à la création de valeur pourl’entreprise. L’organisation des entreprises relègue encore trop souvent les achats au rang de fonction support alors qu’ils ont une incidence directe sur les résultats opérationnels. Le contrôle de gestion voit encore trop souvent les achats comme un centre de coûts alors qu’une bonne analyse des besoins d’achat en phase de conception des projets ou des processus opérationnels conditionne les engagementsfinanciers de l’entreprise et, par conséquent, la marge sur les produits pour tout leur cycle de vie. Les achats regroupent sous le même terme deux types d’activités en forte interaction que sont l’élaboration des contrats (ou consultation, négociation, contractualisation) et l’exécution des contrats (ou approvisionnement) et que l’organisation s’attache presque systématiquement à séparer. Le pilotagedes achats est encore trop souvent vu comme la maîtrise d’un flux financier partant de la décision d’engagement des dépenses et aboutissant

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Piloter le processus Achat

au paiement du fournisseur. De même, la performance des achats trouve généralement sa traduction dans les remises obtenues. Si la fonction commerciale d’une entreprise était appréhendée de cette manière, celacompromettrait la pérennité même de l’entreprise et pourtant, la fonction achat constitue le miroir de la fonction commerciale. Dans cet ouvrage, nous nous fixons pour ambition de faire des achats un levier de création de valeur pour l’entreprise. Notre objectif est de proposer une approche pour réaliser cette ambition et d’illustrer la mise en œuvre par des exemples. Pour atteindre cet objectif, nousdéveloppons une méthodologie basée sur trois axes principaux : − Le premier s’applique à définir et à mettre en œuvre le système de management du processus achat. − Le second consiste à définir la création de valeur par les achats, la mesurer et piloter les achats par la valeur. − Le troisième développe les impacts sur le management. Enfin, nous illustrons la mise en œuvre de cette méthodologie dansquatre contextes d’achat en entreprise, à savoir : − − − − les achats réalisés par une entité ou service dédié, les achats réalisés au sein des processus opérationnels, les achats réalisés dans le cadre de projets, les achats réalisés dans le cadre de l’outsourcing (externalisation).

Nous attachons la plus grande importance à nous inscrire dans les référentiels de management de la qualité. Nousveillerons à développer une démarche avec une incidence négligeable sur l’organisation et les procédures en place. Les techniques et méthodes relatives à la négociation des contrats d’achat, ainsi qu’aux métiers liés aux aspects purement logistiques ne sont pas abordées dans cet ouvrage. Pour la mise en œuvre dans des contextes aussi nombreux que possible, nous donnons des exemples tels que nousavons pu les préconiser et en constater le bien-fondé lors de nos activités de diagnostic, conseil, formation et benchmarking.

2 Le système de management du processus achat
2.1 Généralités

Nous abordons en premier lieu le système de management du processus achat en posant un certain nombre de postulats. La notion de maîtrise des fournisseurs et, par voie de conséquence, la conformité au besoindes produits livrés constitue la finalité de la fonction achat. Les nombreux entretiens que nous avons eus avec les acteurs de l’achat ou les acteurs des processus cœur de métier ont toujours énoncé les critères suivants comme caractéristiques de la performance des achats : − respect des engagements par le fournisseur (conformité délais régularité), − adaptation du service aux besoins du ou...
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