Processus gestion appro

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Processus de gestion des approvisionnements et des stocks

Processus de gestion des approvisionnements et des stocks
Description Le processus regroupe les activités de gestion et de contrôle des stocks de produits pharmaceutiques à la pharmacie ainsi que les activités de commandes, de réception, de déballage et de rangement des livraisons. La gestion des stocks dans les services de soins estrattachée au processus de délivrance globalisée. Clients Les clients directs du processus sont les pharmaciens et les préparateurs qui délivrent les produits. Les services financiers sont des clients indirects particulièrement intéressés par le coût du processus1 et par le coût des produits en stock. Finalité La finalité du processus est de mettre, au meilleur coût, à disposition des pharmaciens etdes préparateurs les produits nécessaires à la délivrance ou à la dispensation aux services de soins. Résultats attendus 1. Est-ce que les produits nécessaires à la délivrance ont été mis à disposition ? 2. Est-ce que les stocks sont conformes aux besoins des clients ? 3. Est-ce que le processus a été mis en œuvre au meilleur coût ? Indicateurs finaux nombre d' incidents STO1 = nombre total delignes de délivrance nombre de non conformités STO2 = nombre total de références controlées cout total du processus STO3 = stock moyen en valeur Tableau de bord Indicateur
STO1

Signification

Source / Modalités
Chaque indisponibilité de produit (rupture totale ou partielle, retard...), provoquant une impossibilité pour les pharmaciens ou les préparateurs, de répondre aux demandes des servicesconstitue un incident. Il n’y a pas incident si un produit de remplacement peut être proposé. Chaque incident est systématiquement consigné dans un cahier d’incidents. Les conséquences de l’incident sont décrites. L’exploitation des données se fait à intervalle régulier.

Pistes d’analyse
L’évolution négative de l’indicateur peut signifier une amélioration de l’efficacité de l’équipe en chargedes approvisionnements.

Permet de connaître le taux d’incidents consécutifs à une déficience du processus (résultat attendu 1).

Voir Philippe Rabiller - Comment maîtriser la gestion des approvisionnements et des stocks de médicaments Gestions Hospitalières n° 357 juin, juillet 1996

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Processus de gestion des approvisionnements et des stocks
STO2 Permet de savoir si lesproduits en stock à la pharmacie sont effectivement conformes aux exigences de la délivrance (résultat attendu 2). La pharmacie doit procéder à un contrôle régulier des produits pharmaceutiques en stock dans ses locaux. Les critères de non-conformité doivent avoir été prédéterminés : date limite d’utilisation dépassée, produit dégradé etc. Chaque produit en stock impropre à la délivrance constitue unenonconformité. Les contrôles doivent porter sur un échantillon représentatif de la situation générale. Le coût total du processus est obtenu en additionnant les charges afférentes au processus. Le stock moyen peut être évalué de plusieurs façons (voir en annexe). Les données proviennent de la comptabilité analytique de l’hôpital. Une évolution négative de cet indicateur peut témoigner d’uneamélioration du suivi du stock.

STO3

Permet de connaître le coût unitaire de gestion du stock : coût de gestion pour un franc de stock moyen (résultat attendu 3).

Une évolution de cet indicateur peut signifier une évolution de la productivité de la pharmacie. La comparaison entre établissement n’est possible qu’à mode de calcul équivalent.

Indicateurs intermédiaires Ces indicateurs renseignentsur la qualité des différentes activités du processus. La plupart peuvent être calculés automatiquement à condition de disposer d’un système de gestion informatisé des stocks et des approvisionnements. Planification
STOa = consommation totale réelle en volume consommation totale prévisionnelle en volume Cet indicateur renseigne sur l’aptitude de la pharmacie à réaliser des prévisions de...
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