Qualite de service secretariat face aux nouvelles technologie

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  • Publié le : 14 septembre 2010
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Les métiers du secrétariat et de la bureautique

Présentation des métiers
Alors que l'on avait annoncé la quasi-disparition des secrétaires, supplantées par les ordinateurs, elles bénéficient aujourd'hui d'un environnement en pleine expansion. Le secrétariat occupe à l'heure actuelle près d'un million de personnes, essentiellement des femmes. On trouve des secrétaires dans tous les secteurs :services, industrie, fonction publique, grandes ou petites entreprises. Avec l'introduction massive de l'informatique dans l'entreprise, la tâche des secrétaires a gagné en responsabilités. Aux traditionnelles tâches administratives et de frappe, que l'ordinateur a permis de gérer avec plus de souplesse et de rapidité, se sont ajoutées des fonctions plus élevées. Plus proches de leurs supérieurshiérarchiques, les secrétaires sont de plus en plus devenues leurs assistantes. Elles peuvent être polyvalentes ou spécialisées, et leurs fonctions varient suivant la taille, l'organisation et le type d'entreprise. On les appelle secrétaires ou assistantes de fonction, lorsqu'elles sont rattachées à un service spécialisé : direction commerciale, direction du personnel… Ainsi, en plus du travail desecrétariat classique, leurs compétences s'étendent à un domaine spécifique. Une assistante d'un service des ressources humaines traite ce qui concerne le personnel : recrutement, gestion des carrières, formation… Une assistante commerciale fait le relais entre les commerciaux et la direction du service ; elle peut être en contact avec les clients ; elle peut traiter des commandes, organiser deslivraisons ; elle a en charge la gestion des dossiers des clients, les prévisions de vente… On trouve également des secrétaires spécialisées (juridique, médico-sociale, trilingue…) qui ont suivi une formation particulière dans le but de travailler dans des entreprises ou à des postes bien spécifiques. D'une façon générale, les principales fonctions des métiers du secrétariat sont

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Lacommunication avec les personnes de l'entreprise, ou extérieurs à l'entreprise : téléphone, fax, e-mail, réception de visiteurs La saisie et la présentation de documents à l'aide d'outils bureautiques Le tri, le dépouillement et le classement de documents, la transmission du courrier La gestion des agendas, plannings, l'organisation de réunions, déplacements, manifestations, salons

Aptitudes etqualités requises
Adaptabilité, disponibilité, discrétion sont les qualités indispensables de la secrétaire. Fiabilité et rapidité s'imposent. On peut aussi citer le sens des contacts et de l'organisation, l'amabilité, l'esprit d'initiative, la rigueur, la capacité d'analyse et de synthèse, la mémoire, ainsi qu'une excellente présentation. Les recruteurs ont des exigences croissantes. L'arrivéede jeunes de mieux en mieux formés pousse les entreprises à embaucher des personne avec un solide bagage de culture générale et stimule une hausse du niveau de compétences requis : une orthographe parfaite -nécessité élémentaire et absolue-, de bonnes capacités de communication et la pratique des langues vivantes.

Description des formations
S'il était imaginable, il y a une quinzaine d'années,de se satisfaire du niveau BEP, ce n'est désormais plus le cas. Le BEP "métiers du secrétariat" n'est plus une fin en soi. Pour avoir une chance d'obtenir un poste, et qui plus est, une situation intéressante, financièrement et en termes de responsabilités, les secrétaires et assistantes optent de plus en plus pour un niveau Baccalauréat minimum.

Cursus de formation

B.T.S.

2 ans
BACTECHNIQUE OU GENERAL BAC PROFESSIONNEL.

2 ans
B.E.P.

2 ans

COLLEGE fin de 3ème

Sources ACFCI, ONISEP

SECRETAIRE
DESCRIPTION DU METIER
Les emplois peuvent prendre des dénominations variables en fonction de l'entreprise d'accueil : secrétaire, secrétaire spécialisée (communication, accueil, service du personnel…), employé administratif, agent administratif (fonction publique). Dans...
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