La gestion documentaire

INTRODUCION

La communication au sein d’une entreprise se fait au travers d’un ensemble de documents que ce soit des documents administratifs, d’archives de conservation permanente ou de documentation de référence : documents et dossiers en format de papiers, des documents électroniques (fichiers informatiques, page web…)...etc afin de conserver l’information de la transmettre …

I- Définition :

Un document est un support qui contient et véhicule des données et qui peut être présenté sous différentes formes : papier, disque informatique, bande magnétique, photographie… Les documents peuvent être élaborés en interne par l’entreprise (manuel qualité, procédures, instructions, notes de services…) ou provenir de l’extérieur (normes, cahier des charges ou commande client, catalogue fournisseur, notice d’utilisation d’équipement, réglementation…).

II- Création et modélisation des documents : 1)-Finalité des documents :

Le document écrit est un moyen de preuve, notamment dans les relations professionnelles et commerciales. Certaines règles doivent alors être observées pour le rendre juridiquement officiel. Les documents permettent de nombreuses manières d’organiser, de présenter et d’accéder à l’information. Une utilisation pertinente de ces options par les auteurs requiert une bonne connaissance des effets que ces choix ont sur la représentation cognitive et les traitements faits par l’utilisateur. La finalité de la diffusion des documents c’est d’informer, solliciter, transmettre un ordre, convaincre, rendre compte, motiver, se faire connaître…à l’ensemble du personnels ou à une catégorie, un client ou plusieurs, un fournisseur, les actionnaires, une administration …

2)- La conception et la présentation des documents :

Il est nécessaire de structurer les documents et de faire figurer sur ceux-ci : - Le titre, - L’identifiant, - La