GESTION COURANTE D’UN SECRETARIAT

Gestion du courrier :

Tous les matins à 11h le vaguemestre se sont les personnes qui s’occupe de trier le courrier je réceptionne, je trie et je le diffuse dans les différents services ou je suis, tamponner les factures ou les documents reçu, enregistrement et ventilation vers les différents destinataires du pôle de l’investissement. Pour le courrier du directeur j’ouvre son courrier et je lui mets dans son parapheur courrier pour qu’il et voie.

Gestion des appels téléphoniques :

Dans une situation d’échange téléphonique il faut savoir recevoir orienter les personnes, transmettre les messages téléphoniques et rechercher des informations.
Réception des appels téléphoniques et noter précisément les informations pour les personnes concernées, puis leur faire transmettre pour que la personne voie son message et rappel le destinataire si nécessaire. Pour les recherches d’information je dispose de l’intranet de l’hôpital et des annuaires.

Vérification des agendas de réunions :

Préparation de la salle branchement vérifié que le chauffage soit mis et les stores lever. En fin de journée refermer tout les stores et ranger. Vérifier si la salle de réunion est disponible. Puis marquer sur l’agenda les heures ou la salle est occupée et la raison de la réunion.

Vérification de la messagerie :

Vérifier si il ya des informations qui on été envoyer sur la messagerie.
Imprimer tout les mails qui concernent des réunions, ou des choses importantes, ou des consignes de travaille que les ou la personne nous a confié.
Voir s’il y a des consignes de travail et informations à ventiler.

Accueil physique :

Accueillir les visiteurs leur demander si ils sont rendez-vous et les orienter ou les informés, et les faires patienter si nécessaire et prévenir la personne que son rendez-vous est arrivé par téléphone ou en se déplacent directement a son bureau.

Ordre du jour :

Tout les lundis le directeur des investissements me