Rapport de stage

Disponible uniquement sur Etudier
  • Pages : 6 (1295 mots )
  • Téléchargement(s) : 0
  • Publié le : 31 mars 2011
Lire le document complet
Aperçu du document
GESTION COURANTE D’UN SECRETARIAT

Gestion du courrier :

Tous les matins à 11h le vaguemestre se sont les personnes qui s’occupe de trier le courrier je réceptionne, je trie et je le diffuse dans les différents services ou je suis, tamponner les factures ou les documents reçu, enregistrement et ventilation vers les différents destinataires du pôle de l’investissement. Pour le courrier dudirecteur j’ouvre son courrier et je lui mets dans son parapheur courrier pour qu’il et voie.

Gestion des appels téléphoniques :

Dans une situation d’échange téléphonique il faut savoir recevoir orienter les personnes, transmettre les messages téléphoniques et rechercher des informations.
Réception des appels téléphoniques et noter précisément les informations pour les personnes concernées,puis leur faire transmettre pour que la personne voie son message et rappel le destinataire si nécessaire. Pour les recherches d’information je dispose de l’intranet de l’hôpital et des annuaires.

Vérification des agendas de réunions :

Préparation de la salle branchement vérifié que le chauffage soit mis et les stores lever. En fin de journée refermer tout les stores et ranger. Vérifier sila salle de réunion est disponible. Puis marquer sur l’agenda les heures ou la salle est occupée et la raison de la réunion.

Vérification de la messagerie :

Vérifier si il ya des informations qui on été envoyer sur la messagerie.
Imprimer tout les mails qui concernent des réunions, ou des choses importantes, ou des consignes de travaille que les ou la personne nous a confié.
Voir s’il y ades consignes de travail et informations à ventiler.

Accueil physique :

Accueillir les visiteurs leur demander si ils sont rendez-vous et les orienter ou les informés, et les faires patienter si nécessaire et prévenir la personne que son rendez-vous est arrivé par téléphone ou en se déplacent directement a son bureau.

Ordre du jour :

Tout les lundis le directeur des investissements medonne un ordre du jour (un avis de réunion) à faire, et à envoyer à toutes les personnes concernées par mail, pour la réunion qui se passe souvent le mardi.

Suivi d’une réunion de service :

Le mardi j’ascite à la réunion de service ou je dois prendre des notes pour ensuite faire le compte rendu de la réunion qui apprêt et envoyer aux personnes qui on participer à la réunion pour qu’il fassese qui a été dit lors de la réunion.

Gérer des dossiers :

J’ai fait la préparation d’un dossier que j’ai dû vérifier, mettre à jour, et ensuite faire la constitution pour une réunion qui avait eu lieu dans la semaine, puis les relier pour les présenter aux personnes qui participeront à la réunion.

Participation à l’organisation et à la planification d’une réunion :

Pour organiser uneréunion il faut d’abord vérifier que la salle que l’on souhaite soi disponible, ensuite la noter sur l’agenda correspondant à la salle désirer, soit la salle de garde soit la salle de presse. Puis informer tous les participants à la réunion par mail ou par téléphone.
Quand la salle de réunion a été réserver il faut la préparer, donc allumer la lumière ouvrir l’ordinateur si besoin ou lerétroprojecteur.

PRESENTATION DU SERVICE POLE INVESTISSEMENTS

ORGANISATION DU POLE DES INVESTISSEMENTS

Le pôle des investissements regroupe plusieurs hôpitaux (Emile-Roux ; Joffre-Dupuytren ; Albert Chenevier; Georges Clémenceau) et coordonne la Direction des Travaux et de la Maintenance et la Direction des Equipements.
La Direction est assurée par un Directeur des Investissements, IngénieurGénéral du GHU Sud.
Les missions de ce pôle sont:
- Prévoir, planifier, coordonner et réaliser l’ensemble des dossiers d’investissements dans le cadre des objectifs stratégiques et annuels et du schéma directeur.
- Entreprendre toutes les actions nécessaires à l’entretien, à la sécurité des personnes et du patrimoine en tenant compte des évolutions techniques.
- S’assurer de la...
tracking img