Rapport de stage

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Préparé à l’Institut Francilien de l’Ingénierie et des Services

MEMOIRE DE STAGE

Optimisation de la bibliothèque du département Sous-traitance

15 Mai 2006 – 31 Août 2006

[pic]

Maître de stage :

Tuteur :

Tables des matières

Pages

Remerciements 4

Introduction 5

1 Contexte du stage 6
1.1 Présentation de l’entreprise 6
1.1.1 Lesmissions 6
1.1.2 Les activités 7
1.1.3 Le personnel 9
1.1.4 La localisation géographique 10
1.2 Objectifs du stage 11
1.2.1 Contexte 11
1.2.2 Intitulé du stage 11
1.2.3 Activités du stage 12

2 « Optimisation de la bibliothèque du département Sous-traitance » 13

2.1 Compte-rendud’activité 13
2.2 Expression des besoins 13
2.2.1 Rôle du département sous-traitance 13
2.2.2 Classement et archivage 14
2.2.3 Identification des besoins 14
2.3 Analyse de l’existant 15
2.3.1 Bibliothèque sous-traitance 16
2.3.2 Disques réseaux sous-traitance 16
2.3.3 Fichier partagé « address book » 172.3.4 Base de données FICHST 17
2.3.5 Application SAP 17
2.4 Processus d’optimisation de la bibliothèque 17
2.4.1 Recherche et collecte 17
2.4.2 Traitement 18
2.4.3 Diffusion 18

3 Capitalisation des connaissances 18

3.1 Accessibilité des documents 18
3.2 Utilité de la documentation papier 193.2.1 Fraîcheur de l’information 19
3.2.2 Enrichissement continu de la documentation 19
3.3 Sauvegarde des informations 19
3.4 Constitution d’une procédure 19

4 Planning 20

4.1 Le tableau de bord prévisionnel de SAIPEM 20
4.2 Le tableau rétroactif 21

5 Contraintes 21

5.1 Pré-requis du projet 21

5.1.1Difficultés de « stockage » 22

5.1.2 Contraintes communicationnelles 23
5.1.3 Contraintes temporelles 23
5.1.4 Contraintes techniques 23

5.2 Problèmes rencontrés 23

6 Recommandations 24
6.1 Le support papier 24
6.2 Tri adapté de la documentation papier 24
6.3 Valeur de l’information 24
6.4 Mise en valeur du partage de l’information :principe collectif 25

7 Résultats et perspectives 26

7.1 Résumé du travail effectué 26
7.2 Travail restant à faire 27

Conclusion 28

Bibliographie 29

Index 30

Annexes 31

Remerciements

J’aimerais exprimer ma gratitude à toutes les personnes ayant contribué à l’élaboration de ce projet.

Je souhaite adresser mes remerciements à mon responsablede stage pour m’avoir accueillie au sein de la société SAIPEM SA. J’adresse également mes remerciements à la société SAIPEM pour m’avoir accueillie au sein de son siège social dans un cadre très agréable et une ambiance conviviale.
Je tiens également à exprimer ma reconnaissance particulièrement à Françoise, Nadège et Jacques, membres du département sous-traitance, pour leur encadrement, leursexplications, leur disponibilité et leur soutien dans ma recherche d’informations et durant la mise en place du projet.

Je remercie aussi les personnes suivantes pour le temps qu’ils m’ont consacré lors de la collecte de la documentation ainsi que pour leurs explications :
- Xavier
- François
- Thomas
- Michel

Enfin, mes remerciements s’adressent à toutle personnel du service sous-traitance pour l’agréable ambiance qu’ils ont établie.

Introduction

Mon stage a pour but la prise en charge active de l’optimisation de la bibliothèque informatique et papier du département sous-traitance (PST*) dans la société SAIPEM.

Début mars 2006, le PST* a constaté la nécessité de remanier totalement son système de gestion documentaire...
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