III/ DESCRIPTION
DES TACHES EFFECTUÉES

1- La saisie des factures fournisseurs
Avant la saisie des factures, je devais vérifier sur le document :
 le nom du destinataire, toutes les factures doivent être au nom de : ITM LI ETS BASE DE GAILLON.
Remarque : si ce n’était pas le cas, il fallait demander un avoir et une re-facturation au fournisseur.

Ensuite, je devais remplir le bon d’imputation que j’ai re-modifié selon les besoins constatés. Sur ce bon d’imputation, je devais seulement remplir le numéro d’enregistrement, la date de facture, la date d’échéance ainsi que le montant HT de la prestation. Toutes les autres informations (le nom du fournisseur, le mode de règlement, les imputations comptables…) se renseignaient automatiquement à partir des fonctions « recherchev » mises en place. Quant aux montants de la TVA et du TTC, ils se mettaient automatiquement à partir de formules de calculs.

Enfin, j’ouvrais le logiciel de COTRE en indiquant un nom d’utilisateur, mon mot de passe, la mention « CAJP » qui indique que l’on souhaite saisir dans un journal, la mention « 43 » qui correspond au journal des frais généraux.

Exemple d’écriture :
N° compte Cpte tiers Code gestion Code rubrique Libellé Débit Crédit
606102 FFE0188 204027 6012 E.D.F 1290
445662 FFE0188 E.D.F 252.84
- FFE0188 E.D.F 1542.84

Les factures sont donc mises à la signature au responsable du service concerné par la facture mais aussi au chef d’établissement.

Une fois, les factures signées, on s’assure que le responsable du service a fourni le bon de commande ainsi que le bon de livraison. Puis, elles sont rangées dans des dossiers suspendus en attendant d’être débloquées et réglées par virement.

2- Le règlement des factures
A la date fixée par le planning des échéances, les factures sont débloquées afin que le virement soit effectué.
J’ouvrais le logiciel COTRE, j’allais dans le compte fournisseur en utilisant « CIEX » puis je débloquais les factures