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LE TRAITEMENT DES PIÈCES COMPTABLES
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Note de frais et factures

Procédure pour les éducateurs

Les éducateurs engagent tout au long du mois des frais payés par leurs soins relatifs à des actions et animations pour l’association.

A la fin du mois, il utilise un formulaire « fiche rose » (voir annexe 1) qu’ils remplissent auquel ils joignent les factures de façon à se faire rembourser.

Ces éléments sont validés par les chefs éducatifs et le directeur pour paiement.

Le secrétariat récupère le tout, vérifie les montants et les factures à l’aide d’une calculatrice.

En l’absence de comptable, le secrétariat établit à l’ordre du salarié un chèque de remboursement de frais engagé.

A l’aide du logiciel Alfa compta, j’ai saisie le numéro de chèque et la date pour enregistré cette écriture.

Ceci correspond à une première codification comptable.

Le chèque est alors enregistré dans un cahier existant dans l’association dit de « transmission » de façon à ce que le salarié puisse signer lors de la remise.

Les autres documents sont classés dans une pochette en vue de leur saisie comptable.

Procédure pour les fournisseurs

Le fournisseur nous envoi les factures par courrier, puis ces factures sont enregistrés dans un modèle EXCEL « courriers arrivés »

Ensuite, ces factures sont validées par le directeur pour paiement.

Le secrétariat récupère les documents et établit le chèque de règlement à l’ordre du fournisseur.

Puis celui-ci est de nouveau transmis à la direction pour signature du chèque.

On fait la photocopie du chèque pour garder une trace et on inscrit sur la photocopie le numéro de facture et la date d’envoi.

Puis cette photocopie est rangée dans un classeur existant «courrier départ ».

On note au dos du chèque le numéro de facture pour que le fournisseur puisse