Rapport de stage

1625 mots 7 pages

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Direction de l’Ingénierie
Département Tertiaire
Zone industrielle des Chanoux
63, rue Ampère
BP 155
93331 NEUILLY SUR MARNE CEDEX

La formation
AGENT ADMINISTRATIF

Mise en situation AT2

ACCUEILLIR LES VISITEURS, TRAITER LES APPELS TELEPHONIQUES, RECEPTIONNER ET EXPEDIER LE COURRIER

DOCUMENT STAGIAIRE

Z.I. – 17 rue Saint-Exupéry
54000 NANCY
( 03 83 34 58 72 ( 03 83 34 58 75
( www.primevere.fr

SITUATION :

Nous sommes aujourd'hui le 10 janvier et les secrétaires de services (achats, commercial, production, annexes et administratif) sont en réunion de travail pour la journée.

Vous venez de prendre vos fonctions en tant qu'intérimaire et êtes à l'accueil. Vos tâches sont les suivantes :

← accueillir les visiteurs et satisfaire au mieux leur demande

← réceptionner les appels téléphoniques en prenant des notes pour restituer clairement les messages aux destinataires à l'aide des imprimés prévus à cet effet

← émettre des appels téléphoniques selon les directives laissées à l'accueil

← enregistrer et ventiler le courrier "arrivée"

← enregistrer et expédier le courrier "départ" selon le tarif en vigueur

Le DRH, M. MARCHAND, qui vous a accueilli(e) ce matin, vous a précisé que M. BOSS, le P.D.G., n'admet pas que tout retard de courrier soit dû à une mauvaise transmission de l'information dès le départ car ceci peut engendrer des litiges avec les partenaires de la Société.

A cet effet, il vous a été remis le livret de présentation de la société PRIMEVERE dans lequel vous trouverez toutes les précisions utiles pour faciliter l'élaboration de vos tâches.

Vous décidez de le lire très attentivement et surtout de repérer les fonctions de chaque service et les descriptifs de chaque poste pour d'une part, orienter correctement les visiteurs et d'autre part, effectuer la ventilation du courrier "arrivée" et transmettre les messages sans erreur.

Le courrier a été

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