Procédure d’achat
Objet du document :
Ce manuel décrit les dispositions générales de la procédure d’achat des produits locaux.
Processus concerné :
Cette procédure s’inscrit dans le cadre du processus « Acheter ».
Déroulement des étapes :
Etape 1 : Etablir la demande d’achat 1. Au besoin, le responsable Stock informe le Responsable Production qui établit une demande d’achat, il doit mentionner sur la demande d’achat son nom, sa signature et la date. 2. Si le stock diminue ou il y a un besoin, le magasinier établit une demande d’achat, puis il la transmet au responsable stock qui vérifie s'il y a vraiment un besoin pour la valider. 3. Au besoin, les chargés d'affaires établissent une demande d’achat, puis ils la passent au directeur technique pour la valider. 4. Au besoin, la responsable ressources humaines établit une demande d’achat, pour la fourniture de bureau et les uniformes des ouvriers. 5. Pour les cartes de pointage, la responsable ressources humaines établit une DA, contacte le fournisseur et négocie la commande avec lui.
Etape 2 : Approuver la demande d’achat
Le directeur administratif et financier vérifie la demande d’achat si elle est claire, la désignation, la quantité et la date de livraison si elle est réalisable, pour le service interne.
Pour le service externe, le directeur administratif et financier vérifie les produits demandés s'ils existent au niveau du stock, la quantité, le nom du demandeur, la clarté de la demande d’achat et la date de livraison si elle réalisable.
Etape 3 : Recevoir et Vérifier la demande
Le responsable achat vérifie la date, le nom du demandeur, sa fonction, sa signature, la quantité demandée, le code chantier, les articles demandés, la signature du responsable de validation et la signature du directeur administratif et financier pour l'approbation.
Etape 4 : Renseigner la situation des commandes
L'assistante comptable renseigne la situation des commandes s'il y a une demande d’achat.