Rapport

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REPUBLIQUE DU BENIN
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MINISTERE DE L’ENERGIE ET DE L’EAU
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SOCIETE BENINOISE D’ENERGIE ELECTRIQUE
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RAPPORT DE SEANCE DE RESTITUTION DE LA FORMATION RELATIVE A L’ATELIER DE PERFECTIONNEMENT DES ASSISTANTS ET SECRETAIRES DE DIRECTION

Animatrice : Modérateurs :
- Mme Massiath DAH ZOUNDJI- Mme Edwige ADOHINZIN
&
* Mme Solange EBOH

RAPPORTEURS :
Hernine CHOKKI
Chantal COFFI

Octobre 2010

Convoquées par note de service n°1810/10/SBEE/DG/CF/
SFP/SFG du 24/08/10, les personnes dont les noms figurent sur la liste en annexe au présent rapport, ont pris part à la séance de restitution de la formation relative à l’atelier deperfectionnement des assistants et Secrétaires de Direction qui s’est tenue le jeudi 14 octobre 2010 de 9H à 17H au Centre de Formation de la SBEE sis à Akpakpa.

Cette séance animée par Mesdames Massiath DAH ZOUNDJI (Animatrice principale), Solange EBOH(Modérateur) et Edwige ADOHINZIN (Modérateur) avait pour objectif de faire partager les acquis de l’Atelier de perfectionnement des Assistants etSecrétaires de Direction auquel Mme Massiath DAH ZOUNDJI avait participé du 1er au 10 février 2010 à Abidjan, en vue d’une amélioration des prestations des secrétaires de la SBEE.

Après les présentations d’usages, la Chef Cellule Formation a procédé à l’ouverture de la séance puis invité les participants à un suivie attentif de la restitution dudit atelier de perfectionnement qui leur sera fait.Le programme de travail a été le suivant :

A- La connaissance du métier de secrétaire ;
B- La gestion du temps ;
C- La communication dans l’entreprise ;
D- La rédaction administrative.

A- La connaissance du métier de secrétaire
Le métier de secrétaire est une profession qui consiste essentiellement à accueillir, à gérer l’information, à communiquer et à organiser.
Leprofessionnel qui l’exerce est appelé secrétaire et ce dernier est désigné comme le collaborateur direct d’un responsable qui organise les faits existants dans l’entreprise, dans l’organisation, dans la direction ou dans le service en vue de permettre aux dirigeants de prendre des décisions de gestion et d’administration en toute quiétude.
Dans sa collaboration avec son responsable, lesecrétaire a pour rôle de préparer le travail, de l’exécuter, de le contrôler et de l’enregistrer.
L’exercice de cette profession exige certaines qualités d’ordres physiques, intellectuelles, moraux et humains.
La particularité du métier de secrétaire demeure dans une perspective d’évolution générale, un vaste et perpétuel mouvement de mutation technologique et humaine. L’efficacité du secrétaire dépendde la manière dont il organise le travail et cette organisation du travail doit être basée sur une bonne gestion du temps de travail.

B- La gestion du temps
Le temps est une ressource très importante dans la réussite d’un travail. Il faut savoir le gérer en analysant son utilisation, le planifiant et en observant ses lois et règles.
Dans la gestion administrative, la mesure et lecontrôle du temps permet de déceler les travaux improductifs, de critiquer les méthodes de travail mises en place, d’améliorer la productivité du travail, de réduire les coûts des travaux administratifs.
Les méthodes utilisées sont nombreuses à savoir le chronomètre, le pendulage, les observations instantanées, l’interview et l’auto-analyse.
Cette dernière est la méthode la plus courante et consiste àdemander à chacun des exécutants de noter dans l’ordre d’exécution, les opérations effectuées, de préciser les temps correspondants.
Les résultats de l’auto-analyse sont consignés dans un document appelé feuille ou imprimé d’auto-analyse. Ce document est conçu en fonction de l’objectif visé. On peut distinguer :
* L’imprimé d’auto-analyse ;
* L’imprimé d’auto-pointage ;
* La...
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