Recommandations pour la tenue des dossiers du Personnel CATEGORIES DE DOSSIERS | DOCUMENTS | OBSERVATIONS | ETAT CIVIL | * Extraits d’actes d’état-civil et de situation de famille (certificats de mariage, extraits ou bulletins de naissance des enfants, certificats de décès, certificat de divorce) * Titres, diplômes, attestations de formation (photocopies légalisées) * Curriculum vitae(actualisé) * Extrait de casier judiciaire * Certificat de position militaire * Justificatifs de l’immatriculation à l’IPRES et à la Sécurité Sociale * Photocopie de la carte d’identité nationale * Permis de conduire en cours de validité pour les chauffeurs * Photo d’identité récente * Certificat de visite et contre visite | | CARRIERE | * Dossier de candidature * Contrat de travail et éventuels avenants * Position administrative : arrêtés de nomination, avancement, promotion, mutation, détachement, mise en disponibilité, reclassement, mise à la retraite * Fiches d’entretien annuel d’évaluation (avec rappel des notes des années précédentes) * Dossier de formation * Attestations des emplois antérieurs | | EVENEMENTS | * Notifications de décisions individuelles avec ou sans incidence sur la carrière : correspondances administratives, procès verbaux de commissions administratives paritaires, décisions du conseil de discipline, sanctions disciplinaires concernant l’agent * Congés et absences : demandes de congés divers, certificats médicaux, accidents du travail (déclaration, certificats médicaux et d’hospitalisation) | * Toutes les décisions amnistiées sont à éliminer du dossier | AUTRES | * Correspondances de l’agent * Doubles des bulletins de salaire * Relevés d’identité bancaire * Demande de domiciliation bancaire * Demandes de prêt | |

MENTIONS OBLIGATOIRES

1. numéro du dossier 2. nom et prénom de l’agent 3. date et lieu de naissance 4. numéro de matricule de l’agent 5. grade et catégorie