LA REDACTION D’UNE NOTE
La présentation de la note ne s’inscrit pas dans un cadre rigide et normalisé. Elle est dactylographiée car cela facilite la lisibilité et marque un professionnalisme certain. Elle peut se faire sur papier simple ou à en-tête. Elle peut utiliser un imprimé préalablement composé à cet effet. Le format reste libre (A3, A4 ou A5) mais il faut laisser une marge d’au moins 2 cm. Les paragraphes doivent être clairement séparés. Enfin, il ne faut écrire qu’au recto ; si le texte nécessite plusieurs feuillets, il convient de les numéroter soigneusement et d’agrafer toutes les feuilles composant la note.
Une note doit comporter différentes mentions :
L’émetteur ou destinateur : Il est nécessaire de connaître la source du message et la fonction de celui qui signe la note.
La date et le lieu : Une note s’inscrit dans un cadre spatio-temporel précis. Une formule finale comme : « La présente note est applicable à compter de ce jour » rend évidemment indispensable la mention de la date. Il est de surcroît préférable de rappeler dans la formule injonctive la date d’entrée en application. La date et le lieu d’enregistrement de la note peuvent être portés au-dessus de la signature, comme pour la présentation des actes réglementaires, ou en haut à droite de la première page, comme pour une lettre.
Le titre : Il doit préciser la nature de la note (de service, d’information). Il est inscrit au milieu de la ligne, en lettres majuscules. Le titre est souvent accompagné d’un numéro d’enregistrement.
Le ou les destinataire(s) :Deux places sont possibles : Soit avant le corps de la note, Soit en fin de note, en bas, à gauche. On ne se contente pas d’aligner les destinataires et leurs fonctions. Il convient de faire précéder les noms ou fonctions des formules suivantes, au choix :
« Pour information »
« Pour exécution »
« Pour attribution »
« Pour affichage »
« Pour vérification »
« Pour classement »
Il est possible d’additionner plusieurs formules si