Secrétariat

778 mots 4 pages

Baccalauréat Professionnel Secrétariat

Etude à caractère professionnel

Thème : La gestion des fiches pratiques et l’accueil téléphonique

Lycée Professionnel
SOMMAIRE

PREMIERE PARTIE : LA GESTION DES FICHES PRATIQUES ET L’ACCUEIL TELEPHONIQUE

INTRODUCTION 2

PRESENTATION DU SERVICE 3

a)Réalisation du dossier INTRODUCTION

J’ai effectué ma formation en entreprise au Centre d’Information et d’Orientation, dont l’activité principale est d’informer les jeunes sur les études, les formations adéquates à leur poursuite d’étude. En annexe 1, vous trouverez la fiche d’identité du centre. L’organigramme est présenté en annexe 2.

J’ai été affectée au service administratif, sous la responsabilité de Mme ….. Secrétaire du CIO. Dans l’annexe 3, vous trouverez les fiches pratiques.

Le thème que j’ai choisi d’exposer s’intitule la gestion des fiches pratiques et l’accueil téléphonique.
Dans une première partie, je présenterai la réalisation des fiches pratiques et dans une deuxième partie j’aborderai l’accueil téléphonique.

2

PRESENTATION DU SERVICE
Administration

I – Les activités du service

Le service administratif gère l’ouverture du centre, le traitement des appels téléphoniques.
Les secrétaires récupèrent les courriers dans la boîte postale du centre (ouverture et enregistrement du courrier), elles les trient et les transfèrent aux destinataires (les conseillers). Elles gèrent les rendez-vous de la directrice et des conseillers.
Les secrétaires classent les documents arrivés au centre puis trient les courriers pour donner aux conseillers ou le mettre dans les casiers.
Elles s’occupent de la gestion des frais de déplacement des conseillers et de la directrice ainsi que la gestion de stock et achat des fournitures.
Le service administratif gère l’organisation des tables ronde (les professionnels viennent au parler de leurs métiers aux jeunes).
Les secrétaires envoient le dossier des ENAF (élèves

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