Un dossier de mécénat ou de sponsoring doit être le plus clair et synthétique possible. Il doit donner confiance, donner les informations essentielles et donner envie de rencontrer le porteur du projet.
Le dossier de sponsoring est un ensemble. Certaines entreprises reçoivent plus de centaines demandes de mécénat par mois ! Il se doit donc d’être soigné tant au niveau de la présentation que de la structure.
La présentation du dossier de sponsoring :
Le dossier doit contenir au minimum 5 pages (sans compter les annexes).
Si le dossier contient plus de 5 pages, pensez à faire un sommaire et un résumé de votre projet sur une page.
Pensez efficace ! Une présentation de qualité est importante mais inutile d'en faire trop.
Plus votre dossier sera clair et succinct, plus il aura une chance d’être parcouru.
La structure du dossier de sponsoring :
La couverture doit reprendre le titre du projet et éventuellement un sous-titre explicatif, parfois le logo de l’association, dates et lieux de l’événement ainsi que le nom et les coordonnées du ou des responsables.
Le dossier en lui-même se découpe en 5 parties :
1. Présentation du responsable du projet, de l’association, des parrains de l’événement, soit tout ce qui peut apporter une certaine crédibilité quant à la qualité (précédentes réalisations etc…) et la fiabilité des porteurs de projet (expérience etc…).
2. Présentation du projet : origine et objectifs, description, informations pratiques (lieu, date, durée...). Eventuellement perspectives à venir.
3. Public et campagne de promotion : campagne de communication, diffusion, description (affiches, dépliants, tickets, spots tv ou radio, etc…) et quantité (nombre d’exemplaires etc..), cible visée,etc...
4. Budget présenté dans les grandes lignes :
Côté recettes : subsides, aide en nature obtenue, recettes propres, mécénat recherché.
Côté dépenses : salaires, frais fixes, autres frais divers liés à l’événement.
La part du mécénat recherché ne doit