Sommaire

I/ Mission : Mise à jour des dossiers

La première étape dans la mise à jour d’un dossier consiste à trier tous les documents remis par le client. La durée de cette étape varie en fonction du client, si les documents ont déjà commencé à être rangés ou s’ils sont partiellement en vrac. C’est alors un travail parfois long au vu du nombre important de papiers remis par le client. Il faut tout d’abord classer les documents en factures d’achats, de ventes (s’il y en a), en relevés bancaires, feuilles de caisse (s’il y en a) et frais généraux (qui nous aideront à saisir la banque). Une fois ce premier tri effectué vient alors le moment d’ordonner chacune de ces sous-catégories dans l’ordre chronologique. La partie préparation des documents étant terminée, ceux-ci vont enfin pouvoir être saisie sur le logiciel du cabinet COALA.

Chaque dossier client se trouvant dans le logiciel COALA est doté d’un plan comptable spécifique à celui-ci. Il contient une liste des fournisseurs et des clients enregistrés en FXXX et CXXX ainsi qu’une liste de comptes relatifs à l’activité du client. Il n’est pas rare de devoir créer de nouveaux comptes si des fournisseurs/clients n’existaient pas auparavant. C’est pour cela qu’il est nécessaire de codifier chaque facture avant de les saisir afin de vérifier si le plan comptable du client contient ou non toutes les données suffisantes. Avec l’habitude, cette tâche devient un automatisme.

1) Les factures d’achats :

Chaque facture d’achat doit être enregistrée et comptabilisée à sa date d’émission. La saisie de ces factures concernent toutes les factures soumises à TVA, ainsi que celles exonérées, quelle que soit la nature de la dépense : achats (matières premières, marchandises, réparation, publicité…) ou fais généraux (honoraires, loyer…).

Les écritures saisies doivent être justifiées par une facture fournisseur.

Lors de la saisie, la première