La gestion de vos achats avec suivi de commande fournisseur s'effectue en respectant un cycle de validation qui passe par plusieurs étapes.
Note : ces étapes ne sont pas nécessaires pour les achats rapides, qui vous permettent se saisir, par exemple, vos frais généraux.
Première étape : la création de l'achat et du bon de commande fournisseur
Deuxième étape : la validation de la livraison ou de l'exécution de la prestation (sauf pour les notes de frais)
Troisième étape : l'enregistrement de la facture fournisseur
Quatrième étape : la comptabilisation de la facture
Le respect de ces étapes est obligatoire : vous ne pourrez pas enregistrer la facture fournisseur si vous n'avez pas enregistré la livraison.
III.3. Le suivi des achats.
Une fois que la commande a été adressée au fournisseur, l'acheteur doit s'assurer que le fournisseur respecte la date de livraison, et la quantité commandée. Lorsque le fournisseur adresse une confirmation de commande ou un accusé de réception de commande, il faut absolument vérifier que les termes de la confirmation sont conformes à ceux de la commande. Il faut porter une attention particulière au prix, aux quantités et aux délais de livraison. En effet, on omet souvent le principal fondamental du droit : « qui ne dit mot consent.. » .Cela signifie que le dernier document émis entre les deux parties fait foi si la partie qui le reçoit ne manifeste pas son désaccord. Le suivi de livraisons et facturation peuvent aujourd'hui s'effectuer en ligne grâce à l'Internet.
III.4.La réception.
Avant d'accepter le déchargement d'une livraison, le réceptionneur doit s'assurer qu'elle correspond bien à une commande en attente. Il doit consulter le « Bordereau de livraison ou BL» joint à la marchandise et recherche la commande à laquelle il correspond. Si la livraison ne correspond à aucune des commandes de l'entreprise, la livraison devra être rejetée. Cette identification des livraisons dès la réception est importante car elle évite les