Organiser une réunion de travail

Introduction

La réunion de travail est un exercice très fréquent en entreprise, et il sera certainement de notre responsabilité d’organiser de tels évènements.
Par définition, une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui, s'ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance de répondre aux exigences requises.
Nous proposons aux groupes 5minutes de réflexion sur des aspects déterminant de l’organisation des réunions de travail, ainsi qu’un temps de parole pour les partager.

Comment organiser une réunion de travail ?

Les éléments de réponse seront présentés par thèmes, représentant les différents enjeux identifiés sur ce sujet :

Cerner le sujet de la réunion
Il est important de recueillir un maximum de données, de les trier et synthétiser pour commencer à analyser les différents problèmes, et évaluer le temps nécessaire pour les résoudre. On peut contacter les personnes susceptibles de trouver les solutions.

Définir les objectifs
Le faire convenablement permet d’éviter au groupe de s’égarer. Chaque objectif doit être :
Précis
Adapté au temps imparti
Formulé dans un style direct (verbe à l’infinitif)

Composer le groupe de travail
Concernant le nombre de participants, il faut distinguer deux catégories de réunions :
Réunion d’information : Possibilité de convoquer beaucoup de personnes. On y retrouve un animateur et un auditoire qui peut poser des questions.
Réunion de résolution de problèmes : Peu de participants souhaités, mais les choisir judicieusement car la progression se fera à partir de leurs échanges.
Ainsi le choix des participants doit se faire selon les critères suivants :
Niveau de compétence
Degré de motivation
Capacité à travailler collectivement

Programmer la réunion
La date doit être stratégique (éviter veille de départs ou retours) et on privilégie les créneaux du matin. L’information doit parvenir suffisamment à l’avance