L’archivage est-il une nécessité ? L’archivage consiste à sauvegarder des informations dans le temps et de pouvoir s’en servir si besoin. Nous allons démontrer l’importance de l’archivage des documents au sein des organisations ainsi que ses normes.

Il existe plusieurs techniques d’archivage, l’archivage physique c’est-à-dire par support papier ou par outils informatiques, la GED. Chaque organisation correspond à un type d’archivage qui s’évalue selon le type d’organisation, l’activité de celle-ci, la durée de conservation des documents et bien sûr le coût du traitement des documents et des besoins. L’organisation de l’archivage facilite la gestion au quotidien, les contraintes d’ordre juridique, fiscale et d’ordre historique. Cette structure permet des recherches efficaces des documents, de les utiliser, de les modifier et de les restituer au bon utilisateur. Un bon archivage est un gain de temps et permet de maîtriser son patrimoine informationnel.
Dans les deux types d’archivage il y a des avantages et des inconvénients. Dans le cas de la gestion des documents sous support papier, c’est un avantage car le document est conservé sous sa forme d’origine. Cependant, les frais de stockage et de location de locaux sont élevés surtout pour les grandes entreprises car cela prend de la place et le prix du mètre carré ne cesse d’augmenter. Ce type d’archivage est une perte de temps considérable.
En ce qui concerne la Gestion Electronique des Documents (GED), contrairement à l’archivage sous support papier, c’est un gain de place considérable et on accède rapidement aux documents ce qui facilite le travail. Par contre il faut avoir tout le matériel électronique et informatique adéquat comme pour la numérisation des documents. Il faut aussi un certain savoir faire, car la GED est règlementée par la loi, elle doit notamment garantir la sécurité, la durabilité, la fiabilité des documents. Certains documents ont une durée de conservation par obligations légales et