Synthèse de Réunion

Les différents types de réunion :

Réunion d’information
Réunion de réflexion/décision
Réunion de négociation
Réunion de formation

1. En amont de la réunion :

Identifier la raison d'être de la réunion.
Choisir une date, une heure et un endroit appropriés.
Développer un ordre du jour (avec l'apport des participants principaux).
Distribuer l'ordre du jour ainsi que les documents relatifs à la réunion avant la réunion (minimum 3 jours à l'avance).
Créer des outils visuels, tels qu'une présentation PowerPoint afin d'appuyer votre message.

2. L’introduction de la réunion :
Présenter l'ordre du jour et fixer les objectifs de la réunion. (suivre le TOAST = Thème – Objectif – Animation – Séquence - Timing)

3. Le corps de la réunion :

Accueillir les participants, en leur offrant du café, du jus ou des boissons gazeuses…
Encourager la participation de tous les membres à discuter de nouvelles idées, d'éléments clés et recueillir la rétroaction des participants. Pour cela différentes possibilités d’animation (ex. jeux du bouchon, de la nappe tournante…..)
Garder la discussion axée sur les points à l'ordre du jour.
Prendre des notes afin de les remettre aux participants après la réunion.

4. La conclusion de la réunion :

Les notes prises devraient résumer les discussions, les ententes faites et les prochaines étapes sur lesquelles l'équipe veut agir.
Rassembler le feedback des participants sur le contenu de la réunion, la distribution de l'information et l'emplacement et ses installations.
Fixer une date, une heure et un endroit pour la prochaine réunion (si nécessaire).

5. L’après réunion :
Revoir et modifier les notes de la réunion afin de les distribuer aux participants (en moins de cinq jours après la rencontre).
Faire les suivis nécessaires, communiquer avec la ou les personne(s) responsable(s) des dossiers qui nécessitent des suivis.
Revoir le feedback des participants afin d'améliorer les