Tableau de bord

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LE TABLEAU DE BORD DE GESTION
Par Mario Léonard, secrétaire-trésorier Saint-Antoine-de-Tilly

Combien d’interventions les pompiers ont-ils effectuées au cours des quatre derniers mois? Quel est le temps moyen d’une intervention? L’entretien de l’aqueduc pose-t-il des problèmes particuliers? Y a-t-il eu augmentation du nombre de bris au cours des six derniers mois? Quel est le coût moyen dutraitement d’un dossier? Voilà autant de questions susceptibles d’intéresser l’élu et auxquelles il ne peut cependant trouver de réponses sans effectuer une vérification des comptes, sans examiner les feuilles de paie ou décortiquer une pléthore de postes budgétaires. Pour répondre à de telles interrogations, l’élu peut compter sur un outil de gestion à la fois souple, synthétique et opérationnel.C’est le tableau de bord de gestion.
orsque le gestionnaire présente à chaque trimestre un rapport financier au conseil municipal, il le fait, bien sûr, pour répondre à une obligation légale du Code municipal, mais il le fait aussi pour mieux informer les élus de l’évolution de la situation financière de la municipalité. Les élus ont alors accès à une foule de renseignements touchant l’ensembledes activités gérées par l’administration municipale. Certains membres du conseil plus aguerris peuvent utiliser ce document trimestriel d’information pour relever des carences à la trésorerie, supputer les avantages d’activités confiées au secteur privé, comparer la proportion des ressources affectées aux différents secteurs, établir des comparaisons avec d’autres municipalités de même taille(méthode des ratios). Mais pour la majorité des décideurs, l’information obtenue dans ce document reste complexe, globale et difficile d’utilisation. C’est là que le tableau de bord de gestion trouve toute son utilité. Lorsqu’on évoque le terme tableau de bord, on songe immédiatement à un élé4 MUNICIPALITÉ, juin-juillet 1999

L

ment familier du monde de l’aviation. On imagine un tableau oùapparaît une multitude de cadrans et de voyants lumineux alertant le pilote dès qu’il y a des variations importantes dans le fonctionnement de son appareil. Depuis quelques années, plusieurs auteurs en management1 se sont inspirés de ce modèle pour créer un tableau destiné à informer le gestionnaire des réalités de son organisation et lui permettre d’être informé des changements qui nécessitent uneaction rapide. Pierre Voyer, spécialiste de la question, dans un ouvrage portant exclusivement sur ce sujet, définit le tableau de bord de gestion comme : […] une façon de sélectionner, d’agencer et de présenter l’information (les indicateurs) de façon sommaire et ciblée, en général sous la forme de « flash » accompagné de reportage ventilé ou synoptique. De plus, le tableau de bord est constituéd’un certain nombre d’indicateurs essentiels et pertinents; il met en évidence les résultats significatifs, les exceptions, les écarts et les tendances1. (p. 11 et 12)

Le tableau de bord permet donc d’être informés rapidement et de prendre les décisions pertinentes.

D éfinir les objectifs de contrôle
Pour être efficace, un tableau de bord doit proposer un nombre limité d’indicateurs surl’évolution des activités de l’organisation et sur le degré d’atteinte de ses objectifs. Si l’organisation possède déjà un plan stratégique où sont définis sa mission, ses objectifs et ses stratégies, elle pourra s’appuyer sur ce plan pour préciser les modes de contrôle qu’elle entend utiliser. Si elle ne dispose pas de cet outil précieux, elle devra travailler à les établir. Qu’est qu’un bon objectif? Selon Jocelyn Jacques et Michel Paquin1, un bon objectif possède les qualités suivantes : il est centré sur les résultats et non sur les activités. Il est mesurable. Il prend souvent la forme d’une quantité, d’une date de réalisation ou d’un ratio. Il est pertinent, c’est-à-dire étroitement lié aux éléments qui contribuent le plus à atteindre le but fixé. Il doit enfin être réalisable et...
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