TACHES A EFFECTUEES

Répondre au téléphone.
- Transmettre les appels aux personnes concernées ou prendre les messages. ( Luc, Richard, Marie-Claude, Thomas et Yan)

Enregistrement du courrier :
• Arrivé (enregistrement informatique de tous documents, photocopie des AO dans les journaux pour transmettre à Yan, Thomas, Richard et Luc)
• Départ
- expédition des règlements (sortir modèle)
- expédition des factures clients (copie de la facture en +sieurs exemplaires, du bon de commande, du bon de livraison, de la situation)

Réception des fax du jour :
• Dispatcher le courrier arrivé aux personnes concernées.
- si demande de devis à Richard, Thomas ou Yan ;
- si compte rendu de réunion à Mr Fages ;
- si relance de règlement à la comptabilité ;
- etc…

Préparation des appels d’offres :
• Commande du dossier d’appel d’offres ;
• Remplir le suivi des AO ;
• Appeler le coursier dès que le dossier est prêt par la société de retirage ;
• Transmission du dossier à Richard pour étude ;
• Parapher les documents à transmettre + cachet ;
• Préparer les attestations + mémoire de présentation ;
• Remplir le DQE et BPU ;
• Remise à Mr Fages pour signature ;
• Mise sous enveloppes ;
• Appeler coursier pour dépôt.

Courrier et devis à taper demandés par Luc, Richard, Thomas et Yan.

Suivi des consommations des portables :
- tableau à remplir tous les mois et transmettre à Mr Fages

Suivi des camions :
- tableau à remplir quotidiennement et transmission à Mr Fages en fin de mois.

Transmission de fiches :
- fiche journalière ;
- fiche par équipe par semaine ;
- fiche chauffeurs.

Préparation des documents de sous-traitance :
Marc me transmet les éléments (le nom du sous-traitant,la nature de la prestation, le montant sous-traité, le taux de la RG) pour établir :
• l’acte spécial
• le contrat

.
Préparation de dossier :
• Marché retenue :
- Création de classeur lorsque l’on est retenu sur un marché ;
- Copie d’un exemplaire