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La prise de notes en réunion

Plan

Introduction

I. Objectifs et caractéristiques de la prise de notes
II. Les étapes de la prise de note en réunion
III. Choisir sa méthode
IV. Les outils d’une prise de note rapide et efficace

Introduction

La prise de notes désigne la transcription écrite résumée du langage parlé. Autrement dit, prendre des notes c’est consigner le plusrapidement possible, avec un minimum de mots, des idées et des faits importants exposés dans un cours ou une conférence. Les situations où il faut prendre des notes tendent à se multiplier. Nous allons étudier aujourd’hui la prise de notes en réunion.
Dans un premier temps nous allons rappeler les différents objectifs et caractéristiques de la prise de notes.
Puis nous verrons les étapes quicomposent la prise de note en réunion, et enfin les outils nécessaires à une prise de notes rapide et efficace.

I. Objectifs et caractéristiques de la prise de notes

1. Objectifs
• Mieux mémoriser
• Garder une trace écrite
• Pouvoir remettre en ordre ses idées après-coup
• Adopter une démarche d’écoute active

2. Caractéristiques
La prise de notes exigecertaines capacités.
• Des qualités de synthèse et surtout de rapidité. En effet, nous entendons à 300 mots/mn, notre vitesse de parole est de 150 mots/mn en moyenne, alors que nous prenons en notes au mieux à 40 mots/mn. Tout noter est donc illusoire.
• Elle exige une concentration : il faut à la fois écouter, comprendre, choisir les éléments à retenir et les écrire.
• Elle porte sur deséléments importants : le plan de l’exposé, les noms propres, les dates, arguments majeurs, suggestions de lectures, consignes pour les travaux.
• Elle est structurée : les diverses parties sont distinctes, clairement nommées, et séparées par des espaces, la marge est large.

3. Principes généraux
La prise de notes, qui désigne donc la transcription écrite résumée du langage parlé, a laparticularité d’avoir un unique destinataire, le preneur de notes qui est libre de choisir ses propres conventions. Cependant, elle se fait en 4 temps :
1. Ecouter
2. Comprendre
3. Synthétiser
4. Noter

II. Les étapes de la prise de notes en réunion

1. Soigner la préparation
Investir dans la préparation de la prise de notes permet de gagner à la fois en confort et enefficacité : moins on est à l’aise sur le sujet et la nature de la réunion, plus il est nécessaire de se préparer.
Bien se préparer, c’est être capable de répondre à 3 questions :
1) Qu’est ce que je sais des sujets qui seront traités en réunion ?
2) Qui sont les destinataires du compte rendu ?
3) Quelles sont leurs attentes ?
Préparation matérielle :
- prévoir la quantité defeuilles suffisante (utiliser les feuilles recto : ne pas perdre de temps et avoir une vue d’ensemble), des stylos ou des crayons de rechange.
- si les thèmes abordés sont connus d’avance, préparer les feuilles avec les différentes rubriques.

2. Bien écouter

3. Noter peu, noter utile
Il est préférable de se livrer dès le début de la réunion à un travail de tri, et de sélectionner lesinformations utiles à noter. Les 3 questions auxquelles vous avez répondu lors de la phase de préparation vous aideront à départager l’important de l’accessoire.

4. Structurer sa prise de notes
Le support employé va aider à faire le tri des idées, des actions, des doutes.
Quelque soit la mise en page, il faut :
- aérer les notes
- mettre des repères toujours aux mêmes endroits(renvois, références, remarques..)
- numéroter les pages
- dater les pages
Voici quelques exemples de tracé possible :

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