Tiriberk

Disponible uniquement sur Etudier
  • Pages : 69 (17063 mots )
  • Téléchargement(s) : 0
  • Publié le : 11 octobre 2010
Lire le document complet
Aperçu du document
INSPECTION GÉNÉRALE N° 04-61

RAPPORT AUDIT ORGANISATIONNEL DES SERVICES DU SECRETARIAT GENERAL - septembre 2005 -

INSPECTION GENERALE (rapport n° 04-61)

NOTE DE SYNTHESE DU RAPPORT PROVISOIRE AUDIT ORGANISATIONNEL DES SERVICES DU SECRETARIAT GENERAL - juillet 2005 -

Depuis 2001 l’évolution du Secrétariat Général de la Ville de Paris est caractérisée par une diversification de sescompétences, qui s’est traduite par le rattachement successif de structures déjà existantes ou nouvellement créées. Les effectifs rattachés ont connu une croissance significative passant entre 2002 et 2005 de 140 à 230 agents. Les moyens généraux du Secrétariat Général n’ont pas connu une croissance proportionnelle de ses effectifs, alors que les tâches logistiques et comptables s’alourdissaient. Lebudget géré qui passe de 8,1 M€ en 2002 à 18,5 M€ en 2005, est devenu pour 55 % un budget d’intervention, de subvention, avec les contraintes administratives qui assortissent ce type d’action. L’accroissement des tâches du Secrétariat Général, associé à une phase de rodage (effectifs essentiellement composés de personnes nouvelles, nouvelles procédures tant internes qu’externes – par exempleréforme du Code des Marchés) a soumis l’équipe du cabinet à des tensions et à une forte charge de travail. La fonction comptable, confiée à la base à un seul agent, appelait un renforcement indispensable qui a été opéré pendant le déroulement de la mission. La fonction ressources humaines, également fragile, est en voie de stabilisation par le remplacement de la responsable de l’unité de gestiondirecte. L’effort doit porter désormais sur les instances paritaires et le comité d’hygiène et de sécurité. Il est opportun de donner sa pleine cohérence au pôle ressources humaines en lui rattachant également le volet de la formation des agents, qui n’en est pas dissociable.

1/2

L’organisation du service du classement, qui est le reflet de l’ancienne structure du Secrétariat Général, doit fairel’objet d’une réflexion. Cette entité participe aux services généraux et doit logiquement relever du cabinet du Secrétaire Général. Son évolution vers un pôle de documentation, plus intégré à l’activité des secrétaires généraux adjoints et chargés de mission, doit être envisagée. Enfin le service du courrier est à moderniser, ce qui procède de la mise en place d’un nouveau logiciel de traitementdu courrier, qui revêt un caractère d’urgence, l’instrument actuel étant obsolète. A cette occasion l’ensemble des pratiques du service pourra être rationalisé et des gains de productivité être dégagés.

2/2

R.O.C. - Audit du Secrétariat Général – septembre 2005

SOMMAIRE

Introduction..................................................................................................................... 2 1. L’évolution de la structuration du Secrétariat Général ......................................... 4
1.1. 1.2. Répartition des effectifs du secrétariat général en 2005......................................... 5 Une augmentation très forte du budget ................................................................... 5

1.3. Adéquation des moyens aux missions : une nécessaireadaptation du bureau du cabinet ..................................................................................................................................... 5
1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. Un pôle Ressources humaines, comptabilité et moyens généraux en évolution...................6 Le bureau du courrier.........................................................................................................13 Le bureau du classement.....................................................................................................15

2.

Les structures rattachées au Secrétariat Général ................................................ 16
2.1.
2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

Structures anciennes...................................................................................................
tracking img