Une réduction des obligations de déclaration à la cnil au sein de l’entreprise : la nomination

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Une réduction des obligations de déclaration à la CNIL au sein de l’entreprise : la nomination d’un correspondant ‘informatique et libertés’
Par Maître Xavière CAPORAL - Avocat à la Cour

Par une nouvelle réforme de laloi informatique et libertés, les entreprises ont maintenant la possibilité de s’alléger des obligations de déclaration à la CNIL en désignant un correspondant informatique et libertés. Sa désignation peut aussi bien intervenir en interne ou en externe ; dans ce cas le responsable du traitement peut faire appel aux services d’un avocat, d’un consultant ou d’un expert-comptable. En effet, toutresponsable de traitement de données engage sa responsabilité civile et pénale s’il manque à des formalités de déclaration et de surveillance des traitements automatisés de données, ainsi qu’au respect des droits d’accès, de rectification et d’opposition des personnes concernées par ces traitements. Véritable conseil du responsable du traitement de données, le correspondant joue un rôle d’interfaceentre l’entreprise, la CNIL et les personnes dont les données ont été collectées. Sources et origines Le décret d’application du 22 octobre 2005, issu de la nouvelle réforme de la loi de 1978, offre la possibilité à toutes les personnes morales de droit public et de droit privé, dès lors qu’elles procèdent à un traitement automatisé de données à caractère personnel, de désigner un correspondantinformatique et libertés. Innovation en France, ce rôle de médiateur existe déjà, sous différentes appellations, en Europe : ‘Datenschutzbeauftragte’ en Allemagne, ‘functionaris gegevensbescherming’en Suède, ‘personuppgiftsombud’ aux Pays Bas, ainsi qu’aux Etats-Unis : ‘Chief Privacy Officer’. Les bénéfices de la désignation/missions du correspondant Le correspondant joue le rôle d’interface entre laCNIL, le responsable du traitement, et les personnes dont les données ont été collectées. Il décharge le responsable du traitement de ses obligations de déclaration, sa nomination permet une dispense de formalités de déclarations des traitements ordinaires, seuls les traitements considérés comme sensibles par la loi doivent obtenir une autorisation et restent assujettis à des formalités. Il estle garant de la bonne application de la loi informatique et libertés au sein de l’entreprise, et conseille le responsable du traitement lorsque de nouveaux traitements sont mis en œuvre de même qu’il le prévient lorsqu’apparaît un risque de sanction. A compter de sa nomination au sein de l’entreprise, le correspondant doit sous un délai de trois mois faire une liste de tous les traitementsexistants au sein de l’entreprise, qu’il actualisera si nécessaire et dont il délivra copie à toute personne qui en fera la demande. En cas de manquement aux obligations de la loi informatique et libertés, le correspondant doit essayer de résoudre le problème en avertissant le responsable du traitement puis en saisissant la CNIL en dernier recours. Enfin, le correspondant dresse un bilan annuel de sesactivités qu’il présente au responsable du traitement et tient à la disposition de la CNIL. Limite de la désignation Si la désignation d’un correspondant contribue à réduire de façon significative les risques résultant d’une mauvaise application de la loi informatique et liberté, elle n’emporte toutefois, aucune exonération de responsabilité civile ou pénale du responsable du traitement. Il faut doncenvisager le rôle du correspondant comme celui d’un ‘interlocuteur privilégié’ qui assiste le responsable du traitement. La qualification du correspondant

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