3 Conduite de reunion

Pages: 6 (1888 mots) Publié le: 1 novembre 2015
http://www.commentcamarche.net/contents/projet/conduite-reunion.php3#

Conduite de réunion
Introduction
Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de
connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des
décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, serontbeaucoup plus facilement acceptées de tous.
Néanmoins, les réunions sont « chronophages » (traduisez « consommatrices en matière de temps ») et
doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un soucis d’efficacité, afin notamment de
déboucher sur des actions concrètes.
On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener
une réunion dans debonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.
Cet article constitue un ensemble de recommandations afin de vous permettre de vous aider à
organiser vos réunions. A aucun moment il ne s’agit de prescriptions obligatoires.

Avant la réunion
Opportunité de la réunion
Avant tout chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie afin de ne pas
céder auxtravers de la « réunionnite aigüe » :
Quel est l’objectif de la réunion ?
Une réunion téléphonique peut-elle être suffisante ?
Une web conférence ou réunion en classe virtuelle (via internet) suffirait-elle ?

Périmètre de la réunion
Nombre et qualité des participants : Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de
participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Il estégalement nécessaire
d’harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique.
Durée : Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.
Ordre du jour : Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il est
nécessaire de minuter correctement les différents sujets de l’ordre du jour

Date et réservation de lasalle
En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre à une date
où les participants sont disponibles. Les périodes de vacances scolaires doivent notamment être évitées
dans la mesure du possible.
La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de permettre l’envoi des
invitations et des convocations aux participants dans desdélais décents.
La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes :
Capacité de la salle (en terme de places assises) ;
Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation) ;

Besoin d’un accès à internet ;
Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur).

Prévenir les participants
Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble desparticipants, en précisant notamment le lieu ainsi que l’heure
de début et de fin de la réunion. Eventuellement transmettre un plan d’accès récapitulant les
principales facilités (métro, arrêt de bus, gare) à proximité du lieu de la réunion.
Si possible et afin d’optimiser l’efficacité des échanges, un document préparatoire, envoyé
préalablement à la tenue de la réunion et situant le contexte,faisant éventuellement apparaître
quelques questions clés, permettra aux participants de mieux préparer leur intervention.
Convocation : Selon les entreprises ou organisation, une convocation doit être établie pour les
personnels afin qu’un ordre de mission leur soit adressé. Il s’agit de contraintes réglementaires
permettant de valider le déplacement des personnels.
Invitation : une invitation devraêtre adressée aux participants autres que les personnels de
l'entreprise ou de l'organisation.

Pendant la réunion
Tour de table
Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou
aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant.
Il est fortement recommandé de demander aux participants de faire un effort particulier lors...
Lire le document complet

Veuillez vous inscrire pour avoir accès au document.

Vous pouvez également trouver ces documents utiles

  • Conduite de reunion
  • Conduite de réunion
  • La conduite de réunions
  • La conduite de réunion
  • La conduite des réunions
  • Conduite de réunion
  • Conduite de reunion
  • La conduite de réunion

Devenez membre d'Etudier

Inscrivez-vous
c'est gratuit !