3 Conduite de reunion

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Conduite de réunion
Introduction
Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus facilement acceptées de tous.
Néanmoins, les réunions sont « chronophages » (traduisez « consommatrices en matière de temps ») et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un soucis d’efficacité, afin notamment de déboucher sur des actions concrètes.
On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.
Cet article constitue un ensemble de recommandations afin de vous permettre de vous aider à organiser vos réunions. A aucun moment il ne s’agit de prescriptions obligatoires.

Avant la réunion
Opportunité de la réunion
Avant tout chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie afin de ne pas céder aux travers de la « réunionnite aigüe » :
Quel est l’objectif de la réunion ?
Une réunion téléphonique peut-elle être suffisante ?
Une web conférence ou réunion en classe virtuelle (via internet) suffirait-elle ?

Périmètre de la réunion
Nombre et qualité des participants : Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Il est également nécessaire d’harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique.
Durée : Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.
Ordre du jour : Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement les différents sujets de l’ordre du jour

Date et réservation de la

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