Achat.doc

Pages: 8 (1874 mots) Publié le: 16 février 2013
I - Gestion des Achats et des Contrats
Pour tout achat l’expression des besoins doit être exprimée par le service utilisateur par le
biais d’une requête dûment approuvée par la direction du projet. Cette dernière doit s’assurer
que la demande formulée cadre avec le programme de travail, et contribue directement ou
indirectement à la réalisation des objectifs du projet.
a. Pour tout achatdont la valeur dépasse mille dollars E.U (1.000$), l’achat direct peut
être fait mais il faudrait néanmoins s’assurer de la compétitivité des prix. Pour tout achat entre
1,000$ et 10,000$ le projet doit impérativement lancer une consultation auprès d’au moins
trois fournisseurs. La même demande de prix doit être adressée à tous les fournisseurs et sur
cette demande toutes lesinformations nécessaires doivent être mentionnées : Quantité, nature,
prix, performance, délai de livraison, garantie, etc.
b. Tout achat de biens ou de services dont le montant est supérieur à dix mille dollars
(10.000$) et inférieur à trente mille dollars (29,999$) doit nécessairement faire l’objet d’un
appel d’offres.
c. Pour tout achat de biens ou de services situé entre trente mille dollars(30,000$) et cent
mille dollars (100,000$), l’appel d’offres ouvert est obligatoire au niveau du marché national
et/ou international. Par la suite, l’analyse des offres sera soumise à l’approbation du Comité
Local du Marché (CAP) au niveau du PNUD.
d. Pour tout achat supérieur à 100,000 $, l’appel d’offres est ouvert au niveau
international et l’attribution du marché se fait par le Comitélocal du Marché du PNUD local,
et sera par la suite soumis par la suite au Comité ACP du Siège à New York.
e. Les demandes de prix peuvent être adressées par courrier ou déposées chez le
fournisseur contre décharge qui sera versée dans les dossiers du projet. Une date limite
d’acceptation des offres des prix doit être mentionnée sur la demande.
f. A la réception des offres, le projet doit lesexaminer dans les meilleurs délais. Le prix
est le principal critère de sélection. Il n’est pas l’unique critère de sélection. Les performances,
les garanties, la disponibilité, les services après vente sont autant des critères déterminants si
la différence entre les offres de prix demeurant inférieure à 15%. Le choix retenu doit être
approuvé par au moins deux personnes et une noteécrite justifiant ce choix et signée par le
Directeur du projet, doit être versée dans les dossiers du projet.
g. Un bon de commande, signé par le Directeur du projet, doit être transmis au
fournisseur. Ce bon de commande doit faire référence à la demande et à l’offre de prix. Il doit
également mentionner la quantité, le prix unitaire et le prix total et éventuellement la remise
accordée parle fournisseur. Le bon de commande doit également mentionner l’adresse à
laquelle les biens commandés doivent être livrés.
h. En même temps que s’effectue la livraison des biens, le fournisseur doit remettre
l’original d’un Bon de Livraison qui mentionne l’ensemble des biens livrés. Une commande
peut faire l’objet de deux ou plusieurs Bons de livraison si cette livraison est étalée dans letemps. Le Directeur du projet ou toute autre personne concernée par cette acquisition doit
signer le bon de livraison suivi de la mention « Conforme au Bon de Commande N°… du
…. ». Le bon de livraison doit être versé dans les dossiers du projet et une copie signée doit
être remise au fournisseur. L’agent payeur ne peut en aucun cas signer un bon de livraison.6
i. Une copie du bon delivraison signée doit être attachée à la facture finale transmise
pour paiement. Les prix mentionnés sur la facture doivent être identiques à ceux mentionnés
dans l’offre de prix et dans le bon de commande. Toute modification doit faire l’objet de
l’accord préalable et justifié du projet.
j. Le service financier du projet procède au paiement de la facture après vérification de
la conformité...
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