Achats et iso 9001
- des aspects techniques (ce que vous désirez),
- le délai de livraison ou mise à disposition. Le fournisseur ou sous traitant doit donc recevoir une expression claire de ces exigences afin de pouvoir, en premier lieu, évaluer s’il est capable de répondre à votre demande puis, dans un second temps, de vous livrer le produit ou service commandé. La forme dans laquelle doivent être transmis ces éléments (informations) d'achat dépend de plusieurs critères.
Cette transmission peut être faite soit par écrit (commande papier, fax, email, commande en ligne) ou verbalement. Le mode de support est à choisir en fonction
1°) du nombre de personnes de l'entreprise qui participent à l'achat
Si par exemple un chargé d'affaire demande verbalement à une autre personne d'acheter quelque chose et que cette autre personne retransmet l'information à une autre personne chargée d'appeler le fournisseur, il existe un risque de déformation des exigences. Dans ce cas une commande, ou demande d'achat (même sur une feuille sommaire), élimine le risque. A l'opposé, si c'est le chargé d'affaire qui achète directement, un document n'est pas indispensable.
2°) de la complexité de la commande
Les risques d'erreur et d'oublis seront minimisés si une commande est écrite et claire, éventuellement avec des annexes techniques (plans, schémas, spécifications,…).
Celle ci peut être établie à la main, sur un bloc autocopiant, ou sur un formulaire pré établi (Fax par exemple).
Ceci n'est pas du temps perdu bien au contraire.
De plus un document écrit (= commande) permettra de vérifier à la réception si le produit livré est conforme à la