LA PRISE DE RENDEZ VOUS PAR TELEPHONE
Cette trame n’est qu’un exemple : utilisez le vocabulaire, l’argumentaire qui vous correspondent afin d’être à l’aise avec votre discours.

LE STANDARD :
1) Présentez vous et demandez nominativement votre interlocuteur :
« Bonjour madame, Jacques Durand, je souhaite parler à Jean Dubois »
A la question éventuelle « pour quelle entreprise ? » plusieurs réponses sont possibles : Nom de votre ancienne société - Je l’appelle à titre personnel - Autre

2) Exploitez à bon escient les réponses de la standardiste :
Quelques exemples :
-« Il n’est pas disponible ( absent, en réunion …etc »
 « Quand puis-je le joindre ? »
-« Il sera là demain »
 « Quand est-il le plus disponible : le matin ou l’après midi ? »
-« Puis-je prendre un message ? »
 « Non merci, c’est très gentil je le rappellerai »
« Laissez moi vos coordonnées, il vous rappellera »
« Non merci, ce n’est pas la peine, je le rappellerai »
 « Non merci, je vais m’absenter, je le rappellerai »
« C’est à quel sujet ? »
Très souvent la question « c’est à quel sujet ? » signifie que l’interlocuteur est occupé. La standardiste s’interroge en fait sur la décision à prendre :
- Le déranger ? avec le risque de se faire reprendre si l’appel n’est pas important. - Ne pas le déranger ? avec le risque de se faire reprendre si l’appel est important. Essayez, si la question n’a pas encore été abordée, d’orienter la standardiste vers la disponibilité de l’interlocuteur :
 « C’est professionnel, je souhaite lui parler personnellement, c’est important mais sans caractère d’urgence, est-il disponible pour me parler au téléphone ? » »
 « Je lui ai envoyé un document, il était convenu que je le rappelle, c’est important mais sans caractère d’urgence, est-il disponible pour me parler au téléphone ? »
3) Rappelez à l’heure indiquée par la standardiste
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Maîtriser l’outil téléphone – doc 2/2 – 02/00

L’INTERLOCUTEUR :
1) Vérifiez si vous êtes bien en