Correction TD 4 P.63
Documents Rapport Notes de service
(d’instruction et d’information) Compte rendu et procès-verbal Courrier interne Courriel
Fond
Objectif – Aider à la décision.
– Attirer l’attention. – Donner des consignes.
– Expliquer une procédure.
– Informer. – Informer.
– Relater un événement ou des propos. En fonction de ce qui motive le courrier : expliquer, motiver… Donner une information rapidement.
Plan – Rappel de la demande.
– Constat.
– Proposition d’action. – Pourquoi, quoi, quand, comment, où.
– Indiquer la date de mise en application. – Compte-rendu : synthèse.
– Procès-verbal : analytique, chronologique, point par point en suivant l’ordre du jour. – Structuré : plan ESPRIT, OPERA.
– Chronologique : passé, présent, futur. – Présentation aérée.
– Message structuré et concis.
Expression

Style – Neutre et indirect pour le constat.
– Personnalisé pour proposer des solutions. Impersonnel, concret précis et courtois. Concis, clair, neutre, impersonnel (ni « je » ni « nous »). – Clair, langage soutenu.
– Adapté au correspondant, courtois. – Langage simple mais construit.
– Pas d’abréviation.

Forme
En-tête Simplifié. Simplifié : nom de la personne émettrice ou indication du service émetteur. Simplifié : indication des présents, excusés, absents. – Simplifié : papier à en-tête ou document modèle.
– Émetteur : nom, prénom et fonction. L’émetteur apparaît automatiquement dans l’en-tête du logiciel.
Destinataire(s) En général, le supérieur hiérarchique. Services ou personnes
« Pour action » ou « Pour information ». – Personnes mentionnées sur le PV.
– Affichage pour information du personnel. Un ou plusieurs destinataires. À : le ou les destinataires principaux
Cc : pour information
CCI : copie cachée
Lieu, date Indispensable. Indispensable. Indispensable. Indispensable. La date apparaît automatiquement.
Objet ou titre – Titre et numéro.
– Objet à préciser. – Titre et objet.
– Le principe : un objet = une