Animer une réunion

Pages: 25 (6085 mots) Publié le: 10 juin 2014
L ’ Animation d’une réunion de travail


I. Introduction

II. Le déroulement

II.1. L’ANIMATEUR D’UNE REUNION

II.2. LA PREPARATION D’UNE REUNION

II.3. LE DÉROULEMENT D'UNE RÉUNION

II.4.L’ANIMATION D’UNE REUNION

II.5.LA SYNTHESE ET LE COMPTE- RENDU

CONCLUSION 

III. Des outils d’animation

FLUIDITE MENTALE ET FLUIDITE VERBALE

TECHNIQUES D'EXPRESSION ORALE
LESQUESTIONS À SE POSER AVANT LA RÉUNION

LES DIFFÉRENTS TONS DE VOIX

TRAVAIL SUR LA VOIX

LES OBSTACLES À L'EXPRESSION

LES SOURCES DE L'EXPRESSION

LA COMMUNICATION NON VERBALE

I. Introduction


II. Le déroulement



5 points essentiels :

L’animateur
La préparation de la réunion
Le déroulement
L’animation
La synthèse et la transmission du
compte- renduII.1. L’ANIMATEUR D’UNE REUNION

Questions à se poser au préalable :

« suis- je la personne adéquate pour cet exercice ? »

« quelle est ma capacité à communiquer ? »

« quelle fonction ai- je à part celle d’animateur de la réunion ? »
Chef de service, secrétaire, agent, personne extérieure à l’entreprise…


L’effet de Halo concernant l’animateur : il est essentiel deprendre conscience de ce que l’on représente pour l’auditoire et quelles sont les relations qui existent déjà ou non.


II.2. LA PREPARATION D’UNE REUNION

Une réunion se prépare en fonction de différents critères et varie selon le but de la réunion.

1. Réflexion de base

Est-ce un bon canal ? Une réunion doit se justifier.
Quel(s) objectif(s) ? Fixer un ou plusieurs objectifs c'estdéterminer où l'on veut aboutir en fin de réunion.
Avec quels participants ? Inviter uniquement les personnes concernées par le sujet
(Meilleur efficacité : 5 à 9 participants pour les réunions « discussion »)
Quand organiser la réunion ? Fixer la réunion à un jour et à une heure susceptible de convenir à tous les participants. Définir à l'avance la durée de la réunion.
Où l'organiser ? Dans uncadre favorisant la concentration et la détente.
Veiller aux bonnes conditions matérielles (insonorisation, éclairage,) et à la disposition de l’espace (en fonction du nombre prévu de participants).

2. Un travail indispensable

Sur le contenu de la réunion
T.O.P. : Thème, Objectif, Plan,

Sélection et Hiérarchisation des points à traiter (en fonction de l'objectif poursuivi).Choix d'une méthode de travail (qui sera soumise à l'accord du groupe).
Marge d'initiative laissée aux participants (consultation, délibération).
Sensibilisation des participants à la réunion
Convocation adressée aux participants suffisamment tôt et mentionnant :
Les objectifs, l'ordre du jour, la durée de la réunion et le nom des participants.
Les consignes éventuelles quant à ce qu'ilsauront à préparer pour la réunion (lecture, statistiques, intervention orale).


Et pour être encore plus efficace
L'animateur se rend dans la salle quelques minutes avant la réunion :
Vérifier la disposition de l’espace (tables, ...).
Installer le matériel pédagogique (papier, feutre, rétroprojecteur, vidéo, …).
Inscrire le plan de la réunion sur le tableau papier et se rendredisponible pour l'accueil des participants.

II.3. LE DÉROULEMENT D'UNE RÉUNION


Le lancement de la réunion

- Accueillir les participants, mettre à l'aise.
- Rappeler le thème de la réunion, l'objectif et convenir d'une méthode.
- Définir les rôles de l'animateur, des participants.
- Choisir un « rapporteur »


La réunion d’information

Exposé ou interview de groupe

Laréunion de résolution de problème

- Poser le problème : définition précise de la situation présente insatisfaisante et formulation du problème en termes d'objectif à atteindre.
-Analyser les causes : Collecte et analyse des données disponibles
-Élaborer un plan d'action : Choix des solutions, programme d'action et modalités de contrôle.

La réunion de négociation et prise de décision...
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