Camille Jouve
Assistante
A : M. Noiret Directeur de Saint-Grégoire

Saint-Grégoire, Le 18/03/2011
Rapport sur le problème de gestion des archives

PJ : Digramme causes-effets

Afin d'optimiser l'occupation des locaux et de réduire les coûts fonciers, les deux unités de production vont être regroupées sur le site de Saint-Grégoire. Ce déménagement, prévu pour septembre 2011, a permis de mettre en évidence un problème d'harmonisation des procédures au sein des différentes entités. Afin d'enrayer le problème au plus vite, nous allons déterminer les causes et les conséquences de ce problème après l'avoir clairement défini pour pouvoir ensuite en proposer les solutions les plus adaptées.
I.Problème
Les unités de production de Villeneuve et de Saint-Grégoire vont être regroupées dans les locaux de Saint-Grégoire. Les archives des deux unités vont donc être également regroupées. Avec ce regroupement, il a été mis en évidence un problème dû au manque d'harmonisation de la méthode d'archivage dans les différentes entités. Le déménagement étant prévu pour septembre, il est urgent d'enrayer le problème. Le problème est important car la bonne organisation de la société repose sur la gestion des archives.
II.Analyse des causes A. Archivage différents dans chaque entité
La première cause qui ressort pour ce problème d'archivage est que la méthode d'archivage diffère en fonction de l'entité. En effet, le siège social et les unités de production n'archivent pas les documents de la même manière. Du fait de cette différence, on constate des difficultés dans la diffusion ou le partage de documents entre les différentes entités. B. Archivage papier privilégié
Ensuite, on peut remarquer que la méthode d'archivage qui est privilégiée est l'archivage papier. Ce type d'archivage est limité. Un grand nombre de conteneurs est utilisés pour archiver les documents. Il y a donc un risque de saturation des locaux. De plus, cette méthode d'archivage entraîne une perte