Article morin-gbodossou : les outils de la gestion de projets adaptés à la gestion événementielle

Pages: 20 (4899 mots) Publié le: 18 février 2012
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Les outils de la gestion de projets adaptés à la gestion événementielle
Qu’il s’agisse de manifestations à caractère professionnel ou festif, tous les organismes ont ou auront, un jour ou l’autre, à organiser ce qui est communément appelé un " événement ". Si la préparation et la réalisation de ces événements sont perçues comme des projets, la mise en œuvre des méthodes et desoutils du management de projet n’est pas aujourd’hui répandue dans ces activités. Les projets événementiels sontils des projets comme les autres ? L’approche ici développée tendrait à le démontrer….

Pierre-Paul MORIN
Professeur, Université du Québec en Outaouais pierre-paul.morin@uqo.ca

André GBODOSSOU
Professeur, Université du Québec en Abitibi -Témiscamingue andre.gbodossou@uqat.ca

L’organisation d’événements ponctuels tels que congrès, colloques, concerts ou mariages est en voie de devenir une discipline à part entière. Plusieurs organisations en font maintenant leur spécialité. Il existe de nombreux guides qui proposent des méthodologies visant à optimiser leur déroulement. Cependant aucune de ces méthodologies n’utilise la démarche classique de gestion de projetsintégralement. Cet article a donc pour but de proposer une adaptation de l’approche de gestion de projets à la gestion des événements. La gestion de projets événementiels comporte des attributs qui la distinguent de la gestion de projets dans d’autres secteurs d’activités. Le premier est l’invariabilité de l’échéance. Dans la mesure où celle-ci est annoncée longtemps à l’avance à un grand nombre departicipants, la seule alternative au respect de l’échéance est l’annulation de l’événement. Le deuxième attribut est la concentration du résultat de nombreuses activités préalables dans un laps de temps limité. Il serait en effet impensable d’organiser un événement au fur et à mesure qu’il se déroule. Le troisième est la " consommation " du livrable au moment où l’événement est tenu. Après

celui-ci, ilne reste la plupart du temps que son souvenir. Aussi, beaucoup d’événements se déroulent dans un contexte où l’on doit coordonner un grand nombre de ressources, souvent bénévoles, afin de satisfaire un grand nombre de parties prenantes, sur un échéancier relativement long, compte tenu de l’importance du budget.

Le modèle proposé, en deux temps, cinq processus
Les événements, nous l’avons dit,se préparent longtemps à l’avance et se déroulent rapidement, la plupart du temps. Les gestionnaires de projets événementiels et leurs équipes doivent donc se préparer à une gestion en deux temps : la période de préparation de l’événement dans un premier temps, puis la gestion de celui-ci pendant son déroulement, dans un deuxième. Pour la gestion de ces deux temps, nous nous sommes inspirés enpartie du modèle de gestion de projets en cinq processus du Project Management Institute (PMI). Ils sont : démarrage, planification, réalisation, gestion et contrôle, clôture. Nous l’avons choisi de préférence à ceux qui en comportent quatre. En effet, nous utilisons une version adaptée du processus de gestion et de contrôle comme outil pour gérer le déroulement de l’événement, soit le deuxièmetemps.

Méthodologie de gestion de projets
La plupart des ouvrages spécialisés en gestion événementielle publiés à ce jour proposent une méthodologie pragmatique résultant essentiellement de l’expérience vécue de leurs auteurs. Rarement fait-on référence à un construit plus large et plus généralisable comme celui que nous propose la méthodologie classique de gestion de projets. Pourtant celle-cisemble particulièrement bien adaptée aux caractéristiques des événements. Elle gère spécifiquement les échéances, le budget et la qualité. Elle prend en compte la complexité et se caractérise elle-même par une portée temporelle limitée. Elle comporte cependant aussi ses limites, que nous explorons dans les paragraphes qui suivent.

• Processus 1 : Le démarrage Ce processus peut lui-même être...
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