Calendrier outlook

Pages: 5 (1024 mots) Publié le: 12 novembre 2012
Que pouvez-vous faire grâce au calendrier Outlook ?










- Créer des rendez-vous et des événements
Tout comme vous inscrivez vos données par écrit dans un agenda papier, vous pouvez cliquer sur n'importe quelle tranche horaire du calendrier Outlook et taper votre texte.
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- Organiser des réunions
Il est tout simple de sélectionner uneheure sur votre calendrier, de créer un rendez-vous et de choisir les personnes à inviter. Outlook vous aide à déterminer la première date à laquelle toutes les personnes sont disponibles. Lorsque l'annonce de la réunion est envoyée aux invités par courrier électronique, chaque invité reçoit une demande de réunion dans sa boîte de réception. Lorsqu'il ouvre cette demande, Outlook lui indique sicette réunion entre en conflit avec un élément existant de son calendrier. L'invité peut alors l'accepter, l'accepter provisoirement ou refuser de participer à la réunion en cliquant sur un seul bouton. Si vous le leur avez permis en tant qu'organisateur de la réunion, les invités peuvent proposer une autre heure pour la réunion. En tant qu'organisateur, vous pouvez également effectuer le suivi despersonnes selon qu'elles ont accepté, refusé ou proposé une autre heure pour la réunion, simplement en ouvrant la réunion.


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- Afficher des agendas de groupe
Vous pouvez créer des calendriers qui indiquent simultanément les agendas d'un groupe de personnes ou de ressources. Par exemple, vous pouvez afficher les agendas de toutes les personnes de votre service ou detoutes les ressources, telles que les salles de conférence, dans votre bâtiment, afin de planifier plus rapidement les réunions.








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- Afficher des calendriers côte à côte
Vous pouvez afficher plusieurs calendriers que vous avez créés ainsi que ceux partagés par d'autres utilisateurs Outlook côte à côte.






[pic]- Gérer le calendrier d'un autre utilisateur
Grâce à la fonction d'accès délégué, une personne peut utiliser sa propre copie de Microsoft Outlook pour gérer facilement le calendrier d'une autre personne. Par exemple, une personne peut gérer le calendrier d'une autre personne si celle-ci l'a désignée en tant que déléguée. La personne peut créer, déplacer ou supprimer des rendez-vous, ainsiqu'organiser des réunions pour le compte de l’autre personne.







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- Imprimer votre calendrier (journalier, semainier, mensuel,…)
Pour les adeptes des agendas papiers, vous pouvez aussi imprimer votre agenda Outlook et l’emporter partout avec vous.
Le but étant d’éviter l’impression afin d’être plus écologique, une simple connexion internet vous suffit pourl’avoir partout avec vous.







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- Vous pouvez utiliser les notes d'Outlook pour noter des questions, des idées et des rappels sur des tâches ou d'autres éléments de votre travail.

Afin d’éviter les post-it un peu partout sur le bureau, dès qu’une idée ou une chose importante à faire vous survient, notez le directement sur votre calendrier Outlook. Cela vouspermettra de ne pas l’oublier et d’éventuellement recevoir un rappel (prédéfini à l’avance).








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- Vous pouvez organiser des réunions collectives en fonction des disponibilités de chacun
Lorsque des réunions sont à prévoir, que ce soit avec 2, 3 personnes ou même avec tout le service, vous pouvez vérifier les disponibilités de chacun avant de définir le jour etl’heure de la réunion afin que chaque participant puisse participer.
Dès que la réunion est définie, chaque participant peut accepter ou refuser.







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( Aller dans Semaine de travail

( Double Clic sur la date voulue à l’horaire souhaité

( Donner un nom à l’événement puis y mettre une heure de début et une heure de fin

( Vous...
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