3. Répondre aux urgences et aux imprévus, p. 48
1. Établissez une liste chronologique et précise des tâches que vous allez devoir accomplir pour faire face à cet imprévu.
Proposition de réponse
Situation actuelle
Mme Estrade et M. Menzel sont d’ores et déjà convoqués pour le mercredi 5 septembre de 9 h à 11 h. Ils connaissent également l’objet de la convocation : rédaction du compte rendu d’activité destiné au siège.
Tâches à accomplir
1) Contacter au plus tôt Mme Estrade et M. Menzel pour les informer de l’absence de M. Kosvo.
2) Leur annoncer que la charge de la rédaction du compte rendu repose désormais sur eux, en collaboration avec l’assistant(e).
3) Les informer de la deadline pour la fin de cette tâche : mercredi 14 h.
4) Leur indiquer les ressources disponibles pour mener la tâche à bien (par exemple, le classeur jaune contenant les divers rapports par secteurs d’activité). Pour préparer le travail, il serait judicieux, de la part de l’assistant(e), de communiquer au plus tôt ces pièces aux deux cadres.
5) Rappeler à M. Menzel qu’il ne pourra probablement pas téléphoner à M. Roch à 12 h, comme prévu dans son agenda, et lui proposer de fixer un autre rendez-vous téléphonique avec cette personne.
2. Par sécurité, vous décidez de mettre en œuvre un carré des priorités.
Proposition de réponse
Matrice d’Eisenhower

Peu important
Important
Peu urgent
I – Éliminer

No de tâche : –
III – Différer

No de tâche : –
Urgent
II – Déléguer, différer

No de tâche : 5
IV – À réaliser immédiatement

Nos de tâche : 1, 2, 3, 4

4. Gérer des agendas personnels et partagés, p. 48
1. Un distributeur agréé, M. Clucy, vous contacte pour obtenir un rendez-vous en urgence avec M. Kosvo, en raison d’un grave problème de responsabilité engagée vis-à-vis d’un client final. Durée prévue : 1 h 30. Quelle solution pouvez-vous lui proposer ?
Proposition de réponse
Septembre 201N
Heure
Jeu. 6
Ven. 7
08 00

08 30

09 00
RDV à la CCI
Étude