Chargé de cours
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LES MOYENS DE CONSERVATION DE L’INFORMATIONA- LES IMPRIMES Les imprimés ne constituent pas à priori des moyens de visualisation de l’information : ce sont des supports d’information qui conditionnent l’enchainement et l’efficacité des Wx. Leur étude dans la rubrique ‘’MMV’’ se justifie tout simplement par le lien nécessaire qui existe entre les imprimés et les moyens de visualisation.
Par exemple : à partir des imprimés relatifs à une même fonction, on peut réaliser un planning ou un graphique. C’est ainsi que les bons de commande émis par un client au cours d’une même année, pour le même produit, peuvent être analysés et exploités sous forme d’un graphique. A cet effet, les imprimés constituent le principal support des informations ; leur exploitation donne souvent lieu à l’utilisation des moyens de visualisation.
1 – Etude générale des imprimés
1-1 Définition, Rôle et Généralité.
Définition
Un imprimé est un support préparé pour recevoir l’enregistrement d’une information en vue d’un traitement ultérieur. Sa conception doit donc faciliter le travail d’enregistrement et d’exploitation. (Bon de commande, bulletin de commande, facture, fiche de forme et de nature diverses, divers documents bancaires et postaux…). Rôle
Ainsi défini, l’imprimé joue un rôle déterminant dans les travaux administratifs. Il simplifie le travail : les utilisateurs des imprimés (employés) n’ont aucune difficulté à les remplir. Les réponses aux questions posées sur les imprimés sont précises ; les risques d’erreur sont ainsi restreints et le temps d’exécution est largement diminué. Il soulage la mémoire ; la nature et l’ordre de renseignement étant identique pour un même travail, l’imprimé évite donc de repenser à chaque opération, ce qu’il faut faire. Il permet le contrôle et la synthèse : tous les imprimés utilisés à l’occasion d’opération de même nature sont semblables ; leur comparaison, la totalisation de certains renseignements sont donc faciles.
Qualités