Émetteur : Assistant(e) de gestion
Destinataire : Le Dirigeant, M. Guérin

Objet : Présentation des incidences de cette nouvelle répartition Paris, le 4 décembre N
PJ : Tableau de répartition des tâches

RAPPORT

Monsieur le Directeur,
Vous m’avez demandé de réfléchir à la situation en proposant une nouvelle répartition des tâches entre les six employés du service des achats et de mesurer les conséquences qu’entraînera cette réorganisation.
Dans un premier temps, je vais établir une analyse de la situation actuelle en formulant des hypothèses explicatives, puis dans un second temps je vais expliquer les modifications que je vais apporter afin de pouvoir améliorer le fonctionnement de l’entreprise.

I. Analyse de la situation actuelle

Depuis plusieurs mois, des dysfonctionnements sont apparus au sein du service achats, ainsi que des difficultés d’ordre purement technique, ainsi que des problèmes humains viennent s’ajouter. Après avoir réalisé une étude en faisant passer des entretiens individuels aux six employés du service achats et en les soumettant à une analyse des tâches qu’ils exécutent, j’ai pu établir une liste des dysfonctionnements rencontrés.
Tout d’abord, il y a une productivité médiocre du service car le travail est mal réparti selon les compétences des salariés.
Puis, il y a de nombreuses erreurs dans la saisie des commandes, dans la négociation des tarifs et des conditions d’achat ainsi que dans les décisions d’achat. Ces erreurs sont dues à un manque de compétences des salariés et à une mauvaise répartition des heures de travail.
De plus, il y a du retard dans la gestion des dossiers contentieux car une seule personne est chargée de réaliser cette tâche, ce qui peut engendrer une lassitude et/ou une surcharge de travail.
Pour finir, j’ai constaté des lenteurs et des erreurs dans la recherche et l’analyse documentaire car les salariés manquent de connaissances.

II. Améliorer le fonctionnement de l’entreprise

Après avoir