Comment rédiger un compte rendu

Pages: 6 (1469 mots) Publié le: 20 février 2011
Comment rédiger un compte-rendu de réunion
Méthodologie de rédaction |  | |Quelques conseils simples pour rédiger et présenter vos comptes-rendus de réunions, d’assemblées générales…
1-L’en-tête

L’en-tête du compte-rendu fait figurer :
[pic]L’identité du rédacteur (nom, fonction…).
[pic]La date et le lieu.
[pic]L’identité des destinataires.
[pic]Le titre du compte-rendu (objet).[pic]Pour un compte-rendu de réunion : noms et qualité des personnes présentes…et absentes (excusées)
2-L’introduction

Le rédacteur rappelle la mission et précise l’objet du compte-rendu.

3-Le développement

Il explicite :
[pic]Les circonstances (date et lieu de l’évènement).
[pic]Les faits.
[pic]Les avis exprimés par les personnes présentes.
4-La conclusion

C’est ici que le rédacteurpeut éventuellement émettre sa propre opinion, mais cela reste très rare car le compte-rendu doit adopter un ton neutre, ne pas prendre position il ne fait que restituer par écrit les décisions ou points abordés lors de la réunion. Il est purement factuel.

Étapes de réalisation

1. Fonction du compte-rendu : Le compte-rendu laisse une trace écrite pour les participants absents à laréunion.
2. Caractéristiques de rédaction : Les pronoms personnels "je" et "nous" sont à bannir. La voix passive est employée. Le rédacteur ne s'exprime jamais en son nom. Il doit retranscrire avec neutralité, objectivité et fidélité les propos pris en note lors de la réunion. Le compte rendu de réunion étant neutre, il convient d'employer la 3e personne du singulier.
Ainsi, il faudra écrire :"la société xxx recommande de..." ou "suggère de..." ou "préconise de...", "le client fait observer que...", "A l'issue de cette réunion, il a été décidé de...". Exit donc les "nous recommandons...".
3. Caractéristiques de présentation : Certains éléments doivent figurer sur le compte-rendu de réunion : l'en-tête complet de l'entreprise, la date de rédaction du compte-rendu, le titre, l'ordredu jour, le nom et la fonction des personnes présentes et absentes, la signature du rédacteur du compte-rendu, son nom et sa fonction.
4. Contenu : - Une phrase d'introduction qui indique l'heure de la réunion et annonce l'ordre du jour (les différents thèmes abordés lors de la réunion).
5. - Le développement qui expose les faits, restitue les débats dans un ordre chronologique. Leséchanges entre les intervenants sont reformulés, synthétisés.
6. - La conclusion où sont notées les décisions éventuellement prises ou les votes. L'heure de fin de la réunion est précisée. S'il y a lieu, la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion sont indiqués.
Les mentions obligatoires :
• le titre du document (compte rendu de réunion)
• le numéro de compte rendu (qui démarre à1 pour tout nouveau projet. Ce système de numérotation est impératif d'autant plus si votre document est diffusé à l'un de vos clients : la numérotation doit être séquentielle pour qu'il puisse s'y retrouver. N'adoptez donc pas une numérotation du style 02-10-99 où 02 serait l'année, 10 le mois et 99 votre numéro chronologique interne : votre client ne s'y retrouverait pas).
• la date et lelieu de la réunion
• le titre du projet
• la liste des présents faisant clairement apparaître la distinction entre les personnes de l'extérieur (client) et les membres de votre équipe. Éventuellement, pour un nouveau client, mentionnez les fonctions des participants à la réunion, de façon à ce que chacun sache qui fait quoi.
• mentionnez éventuellement les absents ou les personnesen copie du compte rendu
• l'objet de la réunion

Exemple :
Ce document doit être diffusé au minimum auprès de chaque participant. Le compte rendu de réunion n'est pas une perte de temps. C'est un aide-mémoire précieux sur les décisions prises et les tâches à effectuer. Chacune des parties peut s'y référer en cas de contestation ou de doute.
Il s'achève généralement sur une rubrique...
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