Chapitre 5
Préparer et animer des réunions
Même si les aspects techniques et organisationnels sont déterminants, la contribution de l’assistant(e) de gestion dans la cohésion des groupes de travail, lors des réunions, est déterminante.
Il est souhaitable que le stage puisse donner lieu à l’observation, l’analyse, l’implication dans ce type de situation emblématique du métier.
Situation professionnelle : TFPP, p. 85
Réflexion, p. 85
1. Quels sont les enjeux des trois réunions prévues ?
Proposition de réponse
– Réunion 1 : résolution du problème d’absentéisme des chauffeurs sur les trajets internationaux.
– Réunion 2 : prévention et réduction des troubles dorsaux.
– Réunion 3 : projet de dynamisation du secteur : transport de produits de boulangerie-pâtisserie.
2. Quelles sont les conditions de leur efficacité ?
Proposition de réponse
– Le thème de travail et les objectifs doivent être clairement définis.
– Les participants (internes et externes) doivent être très précisément ciblés.
– Le contenu de la réunion doit être soigneusement préparé.
3. Comment choisir les participants ? Selon quels critères ?
Proposition de réponse
Mal cibler les participants (internes et externes) revient à risquer l’échec de la réunion.
On choisit les participants selon les critères suivants :
– leur intérêt pour le sujet (ils sont concernés par l’enjeu) et leur désir de s’informer ;
– leur aptitude à collaborer et à faire progresser le travail de groupe ;
– leur compétence et leur connaissance du sujet.
4. Quelles sont les étapes de la préparation ?
Proposition de réponse
La préparation se fait en deux étapes :
– détermination des points clés de la réunion ;
– préparation logistique (communication, organisation…).
Mise en œuvre, p. 86
1. Analyser et préparer la tenue des trois réunions
a. Définissez le type de réunion à mettre en œuvre.
b. Précisez le thème et l’objectif.
c. Repérez les contraintes à respecter (lieu, temps, coût).
d. Déterminez le style