I- Le processus de dématérialisation des traitements comptables
Il paraît essentiel de commencer par aborder la dématérialisation des traitements comptables sous ses principaux aspects techniques puis de rappeler les règles comptables et juridiques s’y rapportant.
A) Présentation des principaux aspects techniques liés à la dématérialisation
Rappelons que la comptabilité financière a pour objectif de produire des états financiers destinés à informer les tiers et les associés sur la situation financière de l’entreprise, en s’appuyant sur une organisation matérielle. La dématérialisation va alors porter sur les documents devant subir des traitements comptables.
Le lien entre traitements comptables et dématérialisation
Les traitements comptables consistent à trier, saisir et enregistrer les données nécessaires à l’établissement des états de synthèse que sont le bilan et le compte de résultat. Ils sont bien évidemment liés aux relations commerciales B to B ou B to C, mais aussi aux relations des entreprises avec les salariés, les organismes sociaux, les banques et l’administration fiscale. La dématérialisation concerne les documents comptables ou extra comptables comme les factures, les documents sociaux et fiscaux, les pièces bancaires, les bulletins de salaire… qui vont être intégrés dans le traitement de l’information financière.
Eléments techniques de base
La dématérialisation engendre une succession de traitements informatiques liés aux traitements comptables et on parle le plus souvent de traitement automatisé sous forme numérique. Nous n’approfondirons pas ici les aspects techniques, il suffit de visiter les sites web des fournisseurs de solutions de dématérialisation pour obtenir des informations pointues dans ce domaine. De manière simple, on peut retenir trois étapes importantes dans le processus de dématérialisation : 1. Numérisation des documents à l’aide d’outils simples comme un scanner et une bonne Reconnaissance Optique de Caractères, plus