CONDUIRE DES REUNIONS

I. LES OUTILS DE GESTION DU GROUPE : GENERALITE

Conférences, débats, tables rondes, groupes de travail, assemblées générales, briefing, brainstorming... autant de motifs de se réunir dans l'entreprise. Tout le monde a déjà participé à une réunion et est susceptible de l'organiser lui-même. Voici quelques règles simples à respecter pour préparer vos réunions en toute sérénité.

1.1. Préparer la réunion
1.1.1 Première étape : la détermination du sujet.
La « réunionite » passe pour être la maladie de nombreuses organisations ou entreprises, aussi la première question à se poser est bien « la réunion est-elle indispensable ? ». Si la réponse est oui, définissez précisément les objectifs qu'elle doit atteindre, il est à noter que selon le sujet, on choisira un type de réunion adapté.

Les différents types de réunion
OBJECTIFS TYPES DE REUNION CARACTERISTIQUES
Transmettre des informations Les congrès, colloques, conférences. Rassemblement de 30 à 500 personnes avec un conférencier qui a un rôle d information. Les assemblées générales. Réunion de 10 à 100 personnes autour d’un président de séance. Les réunions d'informations descendantes. Briefing, exposé de décisions... Ces réunions remplacent une note d'information pour permettre un échange et une réponse aux questions posées. Les interviews de groupe. Ces réunions ont pour objectif de recueillir des informations auprès d'un groupe de 5 à 10 personnes.
Préparer ou prendre des décisions Réunions - discussions, commissions de travail, tables rondes. La discussion gérée par l'animateur doit aboutir à une solution, une décision ou une conclusion... Les groupes de créativité ou brainstorming. Ces réunions recherchent des solutions originales à un problème posé.
Confronter des opinions divergentes Réunions de négociation. L'animateur ou médiateur recherche un accord entre des sous-groupes aux points de vue différents, voire divergents.

1.1.2 Deuxième étape : les participants