Conduite de réunion

Pages: 9 (2042 mots) Publié le: 17 décembre 2010
LA CONDUITE DE REUNION

PREAMBULE La conduite de réunion est l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets. ➺ Ne se réunir :  Que si c’est le moyen le plus efficace de communiquer dans ce cas précis  Que pour un objectif clair, précis, défini & nommé  Que si l‘on accepte la critique,l’innovation, les points de vue opposés  Que si l’on met en place une méthodologie acceptée par tous ➺ Avantages de la réunion :  Moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème  Moyen de faire accepter par tous des décisions prises collectivement  Moyen d’éviter la routine & les habitudes & de maintenir une cohésion d’équipe LES DIFFERENTSTYPES DE REUNION SELON LEURS OBJECTIFS ➺ La réunion d’information descendante  L’animateur en sait plus que le groupe  Le groupe doit pouvoir poser des questions, éclaircir, approfondir certains points ➺ La réunion d’information ascendante  Le groupe a plus d’information que l’animateur  L’animateur peut souhaiter valider de l’information ➺ Réunion de résolution de problèmes  Résoudre unproblème - Donner un avis - Prendre une décision  Bien préciser si le groupe a le pouvoir de décision ou est seulement consulté ➺ Réunion de discussion  Permettre au groupe de discuter, d'échanger sur un thème  Rechercher l’évolution du groupe, le rapprochement des points de vue

AVANT LA REUNION ➺ Le fond et la forme  Quel est l’objectif de la réunion ?  Quelle forme (physique, virtuelle,téléphonique)  Qui seront les participants ?  Quelle en sera la durée ? (2h est un maximum, prévoir une marge pour les imprévus)  Quel est l’ordre du jour ? (quel timing pour quel sujet, quel ordre de traitement)  Qui parle ? Qui dit quoi ? Quel temps de parole pour chacun ?  Cadre formel, informel – Assis – Debout  Boissons, collations, buffet ➺ La date & le lieu  Eviter les périodes devacances scolaires si possible  Capacité de la salle (nombre de places assises et de sièges)  Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation)  Aménager l’espace (disposition des tables, chaises, matériel utile)  Accès à internet – Ordinateurs – Vidéo projecteur – Paper board  Température adaptée - Papier, stylos - Cintres  Procéder à une dernière vérification avantle début  Prendre « ses marques »

➺ Définir & prévenir les participants  Ne réunir que les participants concernés  Prévoir la date au minimum 15 jours à l’avance (invitations ou convocations)  Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants  Préciser le lieu - l’heure de début et de fin – Plan d’accès  Exiger le respect de l’horaire de début – Prévoir une marge d’1/2 heure Document préparatoire, en situant le contexte qui permettra aux participants de mieux préparer leur intervention  Lister les personnes confirmées

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PENDANT LA REUNION ➺ Accueil des participants  Commencer à l’heure  Message de bienvenue  Remercier les participants de leur présence  Instaurer un climat détendu  S’assurer de leur confort ➺ Récapitulatif du compte rendu précédent  Dans lecas d’une série de réunions, les décisions de la réunion précédente peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de l’avancement de leur réalisation ➺ Définir le cadre  Redire l’objectif – La durée – Le plan  Nommer les intervenants & les sujets abordés  Quantifier le temps laissé aux questions/réponses  Respecter le cadre ➺ Poser les règles du jeu  Portables éteints  Chacun adroit de parole (équité du temps accordé)  Chacun écoute l’autre (pas de cacophonie)  Chacun s’exprime (participation active = apport enrichissant pour le groupe)  Respect des opinions différentes  Pas d’aparté (les échanges sont intéressants pour tous) ➺ Tour de table – Rapporteur - Feuille d'émargement  Permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de...
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