Corrigé DM : Cas ERCHIN
Analyse de la procédure d’achats, comptabilisation

1. Quel est l’intérêt de numéroter (à l’interne) les factures d’achats ?
Le fait de numéroter à l’interne les factures d’achat lors de leur réception permet de sécuriser la procédure d’achat.
En effet toute rupture dans la séquence des numéros attribués par le service « secrétariat » signifie qu’une pièce a été égarée, ce qui permet d’alerter les acteurs, d’engager les recherches et de supprimer les causes d’un éventuel dysfonctionnement.
2. A quoi sert la mention « Contrôlée » sur les factures d’achat de MP reçues ?
Cela confirme que la commande, la livraison et la facturation sont identiques. Ceci permet, normalement d’éviter de régler des factures « en litige ». Dans la société Erchin, des dysfonctionnements existent car le délai entre le contrôle des factures d’achat de MP et la transmission de la facture « Contrôlée » au service « comptable » est trop long (une semaine !).
3. La comptabilisation directe des factures d’achat vous semble-t-elle judicieuse ? Que devrait attendre M. Charles ?
Cette pratique est la source principale des dysfonctionnements, le service « comptable » devrait attendre la réception de la facture d’achat de MP « contrôlée » par le service « réception » avant tout enregistrement, ce qui éviterait de saisir des écritures d’achat et de lancer des règlements alors que des litiges existent.
4. Quel document devrait être créé pour faciliter la comptabilisation des achats ?
M. Arthur, responsable du service « réception des MP », devrait inscrire sur la facture « contrôlée » un code permettant au service « comptable » de déterminer quelle imputation comptable doit être faite (exemple : CM : Carte Mère ; MP : Microprocesseur…). Un tableau récapitulatif des codes serait utilisé par les deux services et limiteraient les coups de téléphone.

5. Numéros de codification interne

Etc….
NB : La facture 142 AMD n’a pas été contrôlée par le service réception et